Assistant(E) Administratif(Ve) Des Activités

L'UFCV est une Association de jeunesse et d'éducation populaire, reconnue d'utilité publique. Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 300 salariés.

**Description du poste**:
Au sein de sa Délégation Occitanie et plus particulièrement de son secteur animation territoriale des Pyrénées Orientales, L’UFCV gère plusieurs crèches, accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires sur la commune de Perpignan. Nous recherchons notre futur.e assistant.e des activités.

Le poste est basé à Perpignan.

Sous la responsabilité du responsable animation territoriale, et appuyé.e par les services administratifs de l’UFCV, vous serez en charge de la gestion administrative de l’activité.

La délégation de Perpignan accueille du public en insertion professionnelle et gère les activités d’animation territoriale du département. Elle est également ouverte au public pour tout renseignement sur l’ensemble de ses activités.

Le personnel administratif travaille également en lien avec les différents sites de l’UFCV en Occitanie.

Vous serez en relation principalement avec vos collègues directeurs et coordinateurs ALAE et ALSH du marché de Perpignan pour la gestion administrative de l’activité, mais aussi avec l’équipe administrative de l’UFCV en Occitanie répartis sur toute la région. Vous veillerez à la continuité du service proposé aux bénéficiaires tout en respectant les différentes procédures mises en place par l’UFCV.

**Finalités et enjeux du poste**:

- Assurer la gestion administrative auprès des familles, de l’inscription à la facturation.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de qualité auprès des différents publics
- Assurer une qualité dans les renseignements donnés
- Contribuer au bon fonctionnement général de la délégation
- Contribuer au suivi administratif des différentes activités de l’UFCV sur le département.

**Fonctions et responsabilités**:

- Gestion administrative des inscriptions:

- Suivi des demandes d’inscription des familles et de la bonne réception des différentes pièces nécessaires,
- Création, saisie et suivi des dossiers d’inscriptions des enfants par le biais d’un logiciel spécifique de gestion des accueils de loisirs,
- Suivi et vérification des pointages journaliers,
- Vérification et édition des facturations mensuelles,
- Encaissements,
- Suivi et relance des impayés,
- Classement et archivage des dossiers administratifs,
- Enregistrement et suivi des aides financeurs/preneurs en charge.
- Permanence physique et téléphonique
- Assurer des réponses qualitatives aux familles, être à leur écoute, répondre à leurs demandes et savoir les rassurer ; respect du secret professionnel et confidentialité indispensable,
- Être la courroie de transmission des informations en direction des professionnels auprès des enfants et des équipes de direction.
- Centralisation de transmission des données
- Effectifs,
- Engagement des dépenses,
- Programmes d’activité.
- Travailler en collaboration permanente avec l’équipe de coordination sur l’ensemble des autres tâches administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la délégation et des ALAE/ALSH:

- Commandes des repas, réception des commandes, lien aux fournisseurs,
- Participation aux réunions d’équipes, aux formations et aux divers évènements organisés avec les familles et les enfants.

**Liaisons principales (hors hiérarchie)**:

- Partenaires institutionnels,
- Responsables d’activités,
- Coordination et Directeurs ALAE/ALSH,
- Services civique,
- Salariés UFCV du département,
- Personnel administratif à la délégation régionale Occitanie.

**Poste à pourvoir en CDI à temps partiel 28h hebdomadaires dès que possible.**

**Salaire indicatif conventionnel base CCN ECLAT, indice 265, soit 1854.37 Euros brut mensuel pour un temps plein.**

**Avantages salariés : prime de reconstitution de carrière, prime familiale, reprise ancienneté sous conditions, CSE, mutuelle.**

**Profil recherché**:
**FORMATION**: BTS Assistant de gestion ou DUT GEA, ou niveau 5 (Bac + 2) minimum en gestion et administration

**COMPETENCES ET QUALITES ATTENDUES**:

- Organisation, méthodique et rigueur,
- Convivialité et sens de l’écoute,
- Dynamisme,
- Aisance relationnelle et téléphonique,
- Qualités rédactionnelles,
- Esprit d’équipe, être force de propositions,
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques indispensable,
- Polyvalence.

Capacité à maitriser rapidement des logiciels informatiques de gestion spécifiques à l’activité

**EXPERIENCE**:

- Gestion administrative polyvalente
- Connaissance du secteur associatif et de l’animation enfance-jeunesse appréciée