Secrétaire/assistant-e (H/F)

Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c'est rejoindre une association engagée et en mouvement.
Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l'autisme, de l'addictions, de l'asile et de l'intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l'emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d'accompagner chaque situation.

Le Groupe SOS Solidarités est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

Au sein de la Direction Générale de l'association Groupe SOS Solidarités, nous recherchons un-e secrétaire /assistant-e administratif dans le cadre d'un remplacement d'une durée mínimale de 6 mois.

Sous l'autorité de l'Office Manager du Siège, en lien avec l'ensemble des salariés du siège et des établissements et des interlocuteurs de l'association, vous assistez l'Office Manager et réalisez des tâches administratives courantes.

Vous offrez le soutien technique et administratif indispensable au bon fonctionnement d'un secrétariat de Siège.

Vos missions socles sont les suivantes:
Gestion de l'accueil physique et téléphonique:

- Recevoir les appels téléphoniques en créant un climat de confiance, répondre aux demandes générales et transmettre au bon interlocuteur quand c'est nécessaire ;
- Noter les informations communiquées, en assurer le suivi et leurs transmissions.

Traitement du courrier entrant et sortant ;
- Administrer les correspondances de la structure, et transmettre les informations aux personnes, services ou établissements concernés.

Participation à la gestion administrative et logistique du siège:

- Préparer et réaliser des courriers, traiter des données écrites et administratives ;
- Gérer le stock de fournitures administratives et autres équipements nécessaires à son bon fonctionnement ;
- Procéder aux commandes de matériels (mobilier, informatique etc.) ;
- Mettre en lien et effectuer des démarches auprès d'interlocuteurs externes pour votre domaine (assureur, fournisseurs, banques, administrations etc.).

Participation à la gestion de la comptabilité
- Réception, traitement et suivi des notes de frais ;
- Assurer le suivi et la transmission des pièces comptables (devis, factures) aux différents établissements et services de l'association ;
- Assistance aux mises à signatures auprès des interlocuteurs sièges selon la nature des pièces à signer (factures pour bon à payer, contrats, documents RH etc.).

Gestion des démarches bancaires courantes (demandes de procurations bancaires, ajout/radiation de délégations, commande / suppression de CB en appui aux établissements)

Organiser les déplacements de l'équipe siège et participer aux organisations d'évènements ponctuels
- Commande des voyages des équipes siège, des cartes de réduction ;
- Réservations de salles, traitement d'inscriptions, suivi et aide à la préparation d'évènements (séminaires, réunions etc.).

Archivage des données et des documents
- Classer les dossiers de la structure ;
- Respecter un archivage permettant un suivi courant.

Contribution à la qualité des méthodes et moyen de travail
- Assurer le traitement et la traçabilité de son activité conformément aux règles mises en place ;
- Informer son responsable des problèmes / difficultés rencontrés.

Des notions de comptabilités sont souhaitables.
Vous êtes organisé-e, capable de formaliser et rédiger des écrits et vous savez adapter de manière adéquate votre accueil, communication, posture, en fonction des interlocuteurs et de la situation. Vous savez faire preuve de discrétion dans la gestion d'informations sensibles.

Ouvert et responsable, votre action s'inscrit dans un travail d'équipe, vous savez échanger sans difficultés et êtes à l'aise à l'oral comme à l'écrit.

Envoyer CV et lettre de motivation à:
3 ans ou plus
Contrat à Durée Déterminée (CDD)
CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951