Secrétaire Assistant de L'unité Locale de Bayonne

Critères de l'offre
Présentation de la Croix-Rouge
**Présentation de la Croix-Rouge française**:
Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'international, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.
**L'unité locale de Bayonne**:
L'UL de Bayonne est une des plus importantes du département avec 400 volontaires et 2 salariés engagés. En 2022 l'UL a comptabilisé 31 000 personnes accompagnées.
**Les activités déployées**: accueil, épicerie sociale, aide alimentaire mobile pour les étudiants, vesti boutique, vente de vêtements neufs, bric à brac, vente de jouets, maraudes, actions jeunesse, urgence et secourisme (présence sur postes de secours et formations), activité prison justice, cours de Français Langues étrangères, bureaux administratifs.
Sous la responsabilité du Président de l'Unité Locale de Bayonne, le/la secrétaire assistant(s) assurer la gestion administrative, financière et comptable de l'unité locale et assiste le Président, les membres du Bureau et les responsables d'activités dans l'organisation des activités.
Poste
**MISSION 1**: SECRETARIAT / ADMINISTRATIF
**Pourcentage de la mission**: 60%
**Gérer les bénévoles**: saisi des dossiers, des adhésions, prise de rendez-vous
Concevoir et rédiger des courriers, etc
Elaborer et diffuser les documents de communication
**Participer aux réunions de Bureau**: s'occuper de l'organisation de réunions, remonter les informations, préparer la prise de décision de la hiérarchie, rédiger des notes et comptes rendus
**Appui à la gestion de la vie statutaire**: élections partielles ou totales
**Assister les activités et les responsables**: préparer les plannings, concevoir les tableaux de suivi, concevoir des documents de travail, commander le matériel nécessaire auprès des fournisseurs, assister aux réunions, diffuser les informations, etc
Gérer les archives (actualiser, classer, trier)
Gérer les fournitures (contrôle des stocks, réapprovisionnement)
Gestion des contrats d'assurances sinistres (véhicules ou bâtiments) : déclaration assurance, faire les constats, contacter les artisans, définir avec eux une date de rendez-vous, les accueillir et suivi de dossier
**Gérer la logistique des activités**: réservations des salles ; plannings des véhicules ; accès des véhicules et structure (badges SALTO et boite à clés avec le responsable parc automobile)
**MISSION 2**: COMPTABILITE
**Pourcentage de la mission**: 30 %
**Gérer les caisses**: préparer les fonds de caisse, compter les recettes du jour, tableaux de suivi des recettes par activité
Gérer les dépôts en banque en présence d'une tierce personne
**Suivre les dépenses et les recettes**: paiements et relances fournisseurs
Saisir la comptabilité de l'UL de Bayonne et les équipes de Biarritz et Cambo dans le logiciel comptable
Transmettre les éléments comptables au Référent financier
Archiver les pièces comptables
Saisi et suivi de factures
Relances clients et fournisseurs
Suivi des notes de frais
Saisi des virements avant validation par les trésorier et trésorier adjoint
**MISSION 3**: Communication / EVENEMENTIEL
**Pourcentage de la mission**: 10 %
Aider à l'organisation administrative et logistique des évènements de l'UL en appui au réseau bénévoles : braderies, Village Croix-Rouge, Réunion annuelle, Quête nationale, boîtes solidaires, collecte des fournitures scolaires Cultura, forum des associations
**S'occuper de la communication externe**: création des communiqués de presse, affiches, flyers, etc, lien avec la presse, les Mairies, les graphistes, l'imprimeur
**Date de début**: 31/10/2024
**Durée du contrat**: 6 mois
Organisation et rigueur
Autonomie et réactivité
Maîtrise des outils bureautiques, informatiques obligatoires (Word, Excel, Powerpoint, etc )
Avoir de bonnes notions en comptabilité
Bon sens relationnel
**Expérience souhaitée**: Intermédiaire
Date de prise de poste souhaitée
Lundi 4 novembre 2024
Informations pratiques liées au poste
CDD de six mois minimum - à renouveler en fonction de la salariée remplacée
**Prime de fin d'année**: Oui
**Ségur 2**: Oui