Secrétariat Du Groupement Métiers

Placé sous l'autorité du chef du Groupement Métiers et du chef de service Prévention du Service Départemental d'Incendie et de Secours de la Lozère. Il/elle participe pleinement au fonctionnement du groupement et du service. Il/elle assiste le chef de groupement métiers dans les missions administratives quotidiennes et il/elle assiste les préventionnistes du service dans le suivi informatique des dossiers de prévention, la participation aux sous-commission ERP-IGH, au maintien de la liste départementale des ERP, à l'archivage des dossiers et documents de prévention. - Permanence téléphonique - Enregistrement du courrier du service: Enregistrer les dossiers d'études, les courriers et les demandes diverses concernant la Prévention Contrôler la recevabilité des dossiers d'études, des courriers et demandes diverses (complétude des dossiers, champ de compétence de la prévention, etc.) Retourner les dossiers incomplets et les demandes irrecevables ou les réorienter vers les services compétents Transmettre les dossiers sur les préventionnistes concernés (tri selon les secteurs de compétence de chaque préventionniste) Suivre les délais d'instruction règlementaires des dossiers d'études instruits par les préventionnistes Assurer le suivi des dossiers administrativement avec les différents services concernés - Suivi du travail des préventionnistes: Contrôler les rapports réalisés par les préventionnistes en apportant les éventuelles corrections (mise en page, corrections orthographiques, grammaticales et de syntaxe, coordonnées des destinataires, etc.), Créer les dossiers et mettre à jour le logiciel PRECARISC Suivre le planning des préventionnistes S'assurer que l'ensemble des visites sont réalisées par les préventionnistes et que les visites ajournées soient bien programmées. Suivi des sous-commissions ERP-IGH: Préparer les ordres du jour, compte-rendu et procès-verbaux à destination des membres des sous-commissions ERP-IGH Réaliser les convocations des différents membres aux différentes sous-commissions ERP- IGH et visites des établissements selon le planning défini par les préventionnistes Suivre les avis favorables, défavorables et mises en demeure pour mettre à jour les logiciels ERP V2,0 et PREVARISC à partir de ces derniers Transmettre les avis de la sous-commission ERP-IGH aux mairies, collectivités et services concernés Réaliser les comptes rendu des différentes sous-commissions ERP-IGH Assurer le secrétariat pendant les sous-commissions ERP-IGH (compte-rendu, dossiers ajournées, signatures des membres, etc.) Respecter les délais règlementaires de transmission des convocations et avis aux collectivités et services concernés S'assurer de la bonne transmission et de la bonne réception des différents envois des sous-commissions Vérifier les courriers et avis transmis aux mairies, collectivités et services (mise en page,orthographe, grammaire, syntaxe, formules, etc.) Maintien à jour de la liste départementale des ERP: Mettre à jour le listing et les informations des établissements des ERP-IGH dans le logiciel PREVARISC Suivre les modifications apportées par les préventionnistes à partir de leurs rapports dans le logiciel PREVARISC (changement de classement, modification des effectifs, changement des coordonnées, changement de destination, etc.), Maintenir à jour l'ensemble des informations du logiciel PREVARISC concernant les différentes commissions (membres, modèles de document, etc.) Réaliser les modèles de documents utilisés dans le logiciel PREVARISC Assurer la relation avec les mairies pour la remontée d'informations portant sur les arrêtés d'ouverture, fermeture, et mise en demeure des E.R.P. Archivage des dossiers de prévention Candidature complète **CV + LETTRE DE MOTIVATION** exigée.
- **Qualification**:Employé non qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:Débutant accepté
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- #EMPLOIPUBLIC
- #LNV
- #TAFMENDE
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision