Agent de Gestion Adminitrative

Informations générales

Référence de l'offre: 2280

Type de contrat: Emploi permanent

Lieu de travail: EVRY

Vos missions

La DGA solidarités conçoit, pilote et met en œuvre les politiques sociales, médico-sociales et de santé décentralisées vers les départements.

Elle œuvre ainsi auprès des populations les plus fragiles, par une action dynamique et attentive à l’évolution des besoins des publics défavorisés.

Ses missions s’inscrivent dans les champs suivants:

- La promotion de la santé et la protection maternelle et infantile ;
- L’enfance et la famille, prévention et protection au titre de l’Aide sociale à l’enfance ;
- L’aide aux personnes en perte d’autonomie (personnes âgées et handicapées) et missions de la MDPH
- La lutte contre les exclusions et les aides aux familles en difficulté ;
- L’insertion et le retour à l’emploi des publics en insertion (bénéficiaires du RSA et jeunes en difficulté).

Dans un enjeu de pilotage transversal, la Direction générale adjointe solidarités est organisée en centralisé et sur les Territoires d’action départementale définis par la collectivité, en 5 directions opérationnelles, un Secrétariat général ressources, un groupement d’intérêt public (GIP) : la Maison départementale des personnes handicapées de l’Essonne (MDPHE).

**En tant qu'agent de gestion administrative vos missions seront**:
**_Traitement des dossiers et saisie de documents :_**
- Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
- Constituer les dossiers administratifs et contrôler les données, mises à jour et retours
- Mettre en forme tous types de courriers
- Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, comptes rendus,

tableaux )
- Vérifier la validité des informations traitées et contrôler les données
- Tenir à jour les documents nécessaires à l’activité du service
- Enregistrer ou saisir des données informatiques

**_
Accueil physique et/ou téléphonique du public :_**
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures

**_ Gestion de l'information, classement et archivage de documents :_**
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Préparer les dossiers
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
- Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d’urgence

**_ Planification et suivi :_**
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions.
- Planifier, préparer les dossiers et assurer le suivi des réunions des instances décisionnelles

Votre profil

**Savoirs (connaissances théoriques)**
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Vocabulaire professionnel du service
- Règles de classement et d’archivage
- Organisation et fonctionnement des collectivités

territoriales et des services départementaux
- Connaissance du domaine d’intervention
- Pour les agents de l’IDEF : Organisation et

fonctionnement de l’IDEF
- **Savoir faire**
- Techniques de communication orale et écrite
- Techniques de secrétariat
- Outils informatiques
- Techniques de recherche documentaire
- Techniques d’accueil
- Application de la réglementation du domaine du service
- Application des procédures administratives
- Outils de planification (plannings, tableaux de bord et/ou de suivi,

indicateurs)
- Techniques d'organisation de ses activités et de gestion de son

temps
- **Savoir-être**
- Avoir le sens du contact
- Travailler en équipe et en transversalité
- Etre rigoureux et méthodique
- Avoir le sens des priorités
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs
- Faire preuve de réactivité
- S’adapter (nouveauté, changement, contraintes de délais

Autres informations

**Autonomie et responsabilités**:

- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Rendre compte au supérieur hiérarchique
- Proposition de procédures internes pour améliorer la qualité

**Relations fonctionnelles**:

- Relations avec le public et ou partenaires/prestataires selon les fonctions
- Relations avec l'ensemble des services, des directions, de la direction générale et les membres

du Cabinet selon les fonctions
- Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du

service
C
- **onditions d’exercice propres à l’activité**:

- Travail en bureau sur poste informatique
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obl