Assistant(E) de Gestion Adv

**Contexte et environnement***:
**~**Vous recherchez un poste d'Assistant(e) de Gestion ADV alliant proximité terrain et esprit d'équipe ?**

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**Poste basé à Courbevoie - Convention CCNIP**

Au sein de la Direction Support Commercial, ce poste est rattaché à l'Adjoint de la Direction.

Cette Direction est constituée de 3 équipes : l'équipe d'Assistanat Support Commercial, l'équipe d'Administration des ventes et l'équipe Analyse et Gestion.

**Activités***:
Voici les principales missions:
**Gestion des commandes et de la facturation**
- Récupération des livraisons sur SAP et intégration dans notre CRM interne (ERP Progress)
- Gestion des anomalies et des commandes bloquées en facturation
- Saisie des demandes de paiements dérogatoires dans le CRM interne
- Rapprochement entre les conditions commerciales saisies par les vendeurs (workflow) et les commandes bloquées
- Retraitement des commandes (conditions commerciales particulières) et vérification des remises moyennes
- Edition des factures clients, des comptes de marges et des statistiques mensuelles
- Réalisation des avoirs de régularisation
- Analyse et régularisation des écarts de volume

**Tenue de la base prospects et fichiers clients**
- Faire respecter la procédure d’ouverture des comptes clients (documents et informations impératifs)
- Création, mise à jour et fermeture des comptes clients dans SAP et ERP Progress
- Maintenance des bases prospects : suppressions, transformation des prospects en clients
- Inscription des clients adhérant aux factures dématérialisées sur DocOnline + Support clients site intranet MyTLSA
- Faire respecter les délégations commerciales (RSF, TAC et validations) définies par la Direction Commerciale
- Enregistrer dans le CRM interne les conditions commerciales exclues du workflow (1ères conditions d’un client, conditions contractuelles, conditions des clients DRV et des groupes, conditions particulières sur les commandes)
- Application des modalités d’amortissement des opérations commerciales

**Gestion des contrats & primes**
- Saisie des contrats dans notre CRM
- Suivi et gestion des primes et des contrats de mise à disposition de matériel et des différentes opérations marketing
- Suivi des indicateurs et alerteurs relatifs aux clients et aux contrats mis à disposition en page d’accueil du CRM
- Participation à l’archivage des contrats

**Suivi des règlements et échéances**
- Correction du suivi des règlements informatiques après une régularisation de facture
- Informer la comptabilité des modifications à apporter au suivi des règlements en cas de litige commercial ou logistique
- Analyse de la cohérence des MAJ pour les clients multi-sites

**Divers**
- Assistance à la force de vente et aux clients (renseignements, gestion des litiges de facturation)
- Gestion des réclamations logistiques de niveau 1 en liaison avec le centre d’appels basé à Nantes
- Tableaux de bord et suivi d’indicateurs demandés par le chef de service
- Application des consignes de sécurité et code de conduite définis par la Compagnie TotalEnergies
- Peut-être amené à transférer ses connaissances à un nouveau collaborateur en le formant et en formalisant des modes opératoires

~~ Nous recherchons ainsi une personne **motivée, curieuse, autonome et positive et doté d'un esprit d'équipe.**

Le poste d'Assistant(e) de gestion ADV est responsable du volet **administratif** et doit donc être **rigoureux**, organisé et **avoir une aisance avec les chiffres** et Excel.**

Les prérequis:

- Excellente appréhension des chiffres et manipulation de données commerciales;
- Expérience en relation client/Assistant de gestion ADV;
- Qualité rédactionnelle et relationnelle;
- Réactivité, rigueur, esprit d'équipe et d'analyse;
- Maitrise des outils bureautiques est requise pour être autonome dans la gestion administrative : maitrise d'Excel / connaissance power BI;
- Niveau Bac +2/3.

**Informations supplémentaires***:
TotalEnergies Lubrifiants Services Automobile (TLSA) relève de la Convention Collective Nationale de l'industrie du Pétrole (CCNIP)

Statut Agent de Maitrise

Poste éligible jusqu'à 2 jours de télétravail sur validation du manager et après la période d'essai. Basé à Courbevoie proche de la Défense.

Management de proximité au sein d'une équipe de 6 assistants de gestion ADV

Processus de recrutement : Entretien Talent Developer Senior
- Questionnaire de personnalité et prise de référence - Entretien Manager - Entretien N+2

Prise de poste dès que possible

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