Assistant Administratif

**Activités principales**:
**_ Assistance de direction_**
- Gérer les agendas de la directrice de territoire et du directeur adjoint.
- Proposer et suivre des outils et des contenus dans le cadre des réunions figurant à l’agenda de la directrice et du directeur adjoint.
- Rédiger des comptes rendus de réunion.
- Préparer, en lien avec la directrice de territoire, l’équipe et les services concernés, les visites d’élu-es et évènements protocolaires sur le territoire (inaugurations, visites de quartiers, temps publics ).
- Assurer le suivi des outils RH pour la direction de territoire (Logiciel de gestion du temps de travail, feuilles de congés ).
- Recenser les sujets devant faire l’objet d’une communication (pour le Strasmag notamment) et préparer les éléments de langage en lien avec l’équipe pour validation par la direction et les élu-es de territoire.
- Assurer l’accueil du public pour la direction de territoire sur l’un des deux sites.
- Assurer le recensement des besoins et commandes logistiques pour le bon fonctionnement du service : fournitures, informatique, véhicule de service, etc.).

**_ Assistance à la conduite de projet_**
- Assister la directrice de territoire, le directeur adjoint et les chefs de projets dans l’organisation et l’animation des réunions mises en place par la direction de territoire.
- Préparer des notes et des documents administratifs.
- Proposer des outils de reporting de l’activité de la direction de territoire.
- Suivre les outils mis en place (tableau de suivis de la Convention d’Application Territoriale, suivi des demandes relatives à la Gestion Urbaine de Proximité en lien avec les correspondant-es de quartier, suivi des outils collaboratifs ).
- Recueillir les informations budgétaires auprès des directions thématiques de la collectivité.

**Activités secondaires**:

- Préparer et suivre administrativement, les dossiers en cours au niveau secrétariat.
- Organiser les travaux d'archivage.
- Coordonner la préparation des dossiers.

Sous la responsabilité de la directrice de territoire Neuhof-Meinau, vous assistez la directrice, son adjoint et l’équipe de la direction de territoire dans les missions de secrétariat et d’accueil du public. Vous organisez et mettez en œuvre le suivi du volet administratif et financier des projets des quartiers du Neuhof et de la Meinau.
- Bac à Bac+2 assistanat de direction, gestion, ou équivalent.
- Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou de direction et/ou à la conduite de projets requérant une expertise des techniques de secrétariat, une maîtrise de la gestion administrative et des logiciels de bureautique.
- Maîtrise de la fonction publique territoriale et du fonctionnement des institutions (Etat, collectivités).
- Connaissances de la politique de la Ville et de ses dispositifs dont le renouvellement urbain.
- Capacité à réaliser des tableaux de bord de suivi financier.
- Capacité à recueillir l'information auprès des partenaires.
- Capacité à assister l'équipe projet dans l'animation de réunions.
- Capacité à classer et ordonner les documents de manière simple et accessible.
- Capacité à préparer et assurer le suivi administratif des dossiers comptables et autres du service.
- Capacité à travailler en équipe.
- Capacité à respecter les délais.
- Qualités relationnelles (amabilité, écoute et diplomatie).
- Sens de l'organisation, autonomie et rigueur.
- Localisation du poste : Quartier du Neuhof / Maison Rodolphe Reuss
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).