Secrétaire / Standardiste Clinique (H/F)

**CONTEXTE**

Avec 36 000 salariés, Ramsay Santé, l’un des leaders européens de la prise en charge globale du patient, est un recruteur majeur dans le secteur de la santé en France.

En hospitalisation, le Groupe propose la quasi-totalité des prises en charges médicales et chirurgicales dans trois métiers : Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO), Soins de Suite et de Réadaptation (SSR) et Santé mentale. Partout où il est présent, le Groupe participe aux missions de service public de santé et au maillage sanitaire du territoire.

Le Groupe investit tous les ans plus de 200 millions d'€ dans l’innovation que ce soit dans les nouvelles technologies chirurgicales, d’imagerie, la construction et la modernisation d’établissements.

La Clinique Saint-Michel bénéficie d'un plateau technique composé de 83 lits d'hospitalisation complète et de 9 lits d'hospitalisation à temps partiel de nuit.

Cette offre est complétée par 12 places d'hospitalisation à temps partiel de jour au cœur de la ville d’Aubagne depuis mars 2020.

Les populations concernées sont les patients souffrants de:

- troubles psychotiques avec addiction,
- troubles de la personnalité,
- troubles névrotiques,
- anxio-dépressif à récurrence.

**MISSION**

RAISON D’ETRE

Assurer un accueil convivial, de qualité pour les patients, visiteurs et usagers se présentant à la clinique.

Garantir le respect et la confidentialité dus à sa fonction.

CARACTERISTIQUE DU POSTE

Conditions de travail
- Travail seul ou en équipe
- Horaires fixes du Lundi au vendredi selon planning établi
- Moyens nécessaires : Ordinateur et imprimante, photocopieur / Scanner / Fax, Internet et messagerie électronique, Téléphone, logiciels bureautiques

Positionnement du poste
- Rattachement Hiérarchique : Attaché de Direction
- Réseau et collaborations : Directeur Général, Equipe médicale, encadrement de soins, équipes pluridisciplinaires, Usagers du service,

MISSIONS GENERALES DU POSTE
- ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE:

- Réceptionner les appels téléphoniques externes et les appels de demandes internes.
- Dispenser une information fiable et précise à l’interlocuteur.
- Repérer le nom et la localisation des patients hospitalisés dans l’établissement ainsi que leur numéro de téléphone.
- Identifier les noms, les responsabilités du personnel, des praticiens et leur poste téléphonique.
- Mettre à jour les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’activité.
- Informer la Directrice Adjointe en cas de dysfonctionnement.
- Informer les autres membres de l’équipe de toutes modifications liées à l’organisation et/ou de tous dysfonctionnements intervenus modifiant momentanément l’activité.
- Recevoir toute personne qui se présente physiquement à l’accueil de l’établissement.
- Etre le relais d’information privilégié en cas d’urgence ou de problème.
- S’assurer quotidiennement de la mise à disposition de l’ensemble des documents à destination du patient et déclencher le réassort auprès du responsable qualité.

GESTION DES ADMISSIONS / SORTIES:

- Saisie sous LOGHOS First (logiciel de GAP) et gestion du dossier administratif
- Suivi des demandes de prolongation et enregistrement des prises en charge mutuelle
- Règlement intérieur / bulletin hospitalisation / Livret d'accueil / personne de confiance / prise de photo....
- Saisie et impression de la fiche administrative patient pour dossier médical + HM
- Création et édition des étiquettes
- Prise en charge mutuelle
- Relation avec organismes de protection juridique
- remise des clefs de chambre
- Sortie administrative du patient
- Questionnaire de satisfaction à la sortie

SECRETARIAT:

- Commandes diverses (papeteries,..)
- Gestion du courrier
- Trame des dossiers médicaux et administratifs
- Gestion des mises en service des télévisions et de la facturation
- Gestion du fonctionnement avec le prestataire en charge de l’entretien du linge personnel des patients
- Gestion des cautions et des clés (chambres)
- Gérer l’archivage des dossiers administratifs

**PROFIL**

COMPETENCES REQUISES

Compétences professionnelles et technicité
- Accueillir et orienter et renseigner des personnes, des groupes, des publics
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.) et en résumer les points-clés, en faire une synthèse
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques avec aisance
- Gérer ses émotions, son stress
- Ide