Secrétaire Médicale

**Descriptif**

Poste à temps plein au DISPPAA (Département d'Information et de soins aux Personnes ayant un Problème avec l'Alcool ou autres Addictions)
Missions générales:
La secrétaire médicale est l’interface entre les équipes des milieux médicaux, paramédicaux, sociaux, administratifs intra et extrahospitaliers, les patients et les familles ; mais aussi avec les milieux professionnels en général (monde du travail, de l’éducation nationale, de la justice, des médias,...).
Elle gère l’ensemble des flux d’informations et assure la coordination et la transmission de ces informations entre les différents interlocuteurs, le service, le patient et sa famille.
Elle accueille, informe et oriente les patients et/ou leurs proches, de même que les interlocuteurs de tout champ professionnel (médical, social, justice, éducation nationale, employeurs, etc...).
Elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient, en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe médico-psycho-sociale (plannings des rendez-vous de consultations ou d’hospitalisation ; constitution des dossiers patients et leur suivi ; saisie des comptes-rendus de consultation, d'hospitalisation ou d'actes dans le dossier médical patient informatisé ; archivage selon les procédures en vigueur,).
Elle gère également l’interface entre le service et les différents organismes nationaux dans lesquels ils sont investis (associations d’entraide pour personnes alcooliques ; organismes de formation ; etc...).
Missions permanentes:

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des professionnels des différents réseaux, pour informations, orientation, prise de rendez-vous,...
- Courriers d’informations aux patients, aux familles, aux différents réseaux faisant suite aux appels téléphoniques, mails ou courriers (certains en lien avec le médecin ou l’équipe ; d’autres sous sa propre responsabilité)
- Consultation journalière des mails et des courriers (tri, impression, diffusion, réponses, classement et archivage)
- Saisie, mise en forme et traitement des courriers, des rapports, des différents comptes rendus, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, frappe, copies, diffusion et archivage)
- Dossier patient informatisé (administratif - logiciel Pastel - et médical - logiciel Easily)
- Planification et préparation des rendez-vous des professionnels ; des actions de prévention, formation, informations (appels téléphoniques, courriers, devis, factures ; anticipation hébergement et déplacements)
- Reproduction de dossiers médicaux
- Gestion d’une partie du planning de l’équipe médico-psycho-sociale (notamment pour les rendez-vous patients, familles, autres)
- Gestion du planning des hospitalisations programmées et en cours, des listes d’attente et des différents courriers en relation avec cette activité
- Organisation des transports patients
- Archivage/Désarchivage des dossiers médicaux
- Mise à jour du fichier patients
- Statistiques
- Saisie des tableaux des différents emplois du temps ; des statistiques
- Présence, prise de notes, retranscription et diffusion des comptes rendus suite aux différentes réunions de service ou de réseaux
- Suivi et diffusion des mises à jour des différents documents concernant le service (protocoles thérapeutiques)
- Mises à jour pluriannuelles des listes d’adresses utiles créées par le DISPPAA et sous la responsabilité de la secrétaire (liste des associations d’entraide sur plusieurs départements ; liste d’adresses utiles en Addictologie concernant les soins ambulatoires et hospitaliers sur le grand sud-ouest,...)
- Mise à jour de nos fichiers professionnels pour informer et orienter de la façon la plus précise et la plus à jour possible patients, familles, professionnels,...
- Commandes pluriannuelles auprès des organismes spécialisés, de documentations spécifiques mises à jour, pour les patients, familles et professionnels
- Prise de connaissance, diffusion et classement des documents et des protocoles en cours au sein du centre hospitalier
- Organisation avec l’équipe, de congrès et colloques (information par courriers ou mailings, inscriptions, accueil, et participation à toute la logistique)
- Secrétariat de l’activité E.L.S.A. au CH de Jonzac et de Royan

Missions spécifiques:

- Remplacement de la collègue secrétaire médicale du CSAPA lors de ses absences (voir fiche de poste du Secrétariat CSAPA). Remplacement assuré à distance du bureau du secrétariat DISPPAA, nécessitant de la rigueur dans les transmissions et la coordination ; ou bien remplacement sur place au CSAPA (Centre Hospitalier Général). Gestion de l’agenda et du dossier patient logiciel ÉO Addictions.
- Participation aux Conseils de Pôle de Psychiatrie Adultes

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Savoirs

La secrétaire est souvent le premier