Assistant(E) de Direction Administratif

**SECRETAIRE DE DIRECTION**

**Missions**

Réaliser l’ensemble des tâches administratives, de secrétariat et d’accueil au sein de la Régie de Quartier en lien direct avec le Directeur.

**Activités**

Accueil
- Accueillir le public
- Réceptionner et transmettre les appels téléphoniques, les messages

Activités administratives
- Gérer le courrier et les mails
- Réaliser la facturation client : mettre au propre les devis et envoyer les factures
- Envoyer les convocations (pour les contrats d’objectifs, les réunions du Bureau, du CA)
- Organiser l’Assemblée Générale une fois par an (organiser l’accueil, mettre en forme le rapport et le support de présentation)
- Mettre en forme les dossiers pour les financeurs (grille - Bilan - Projet)
- Commander les fournitures de bureau
- Rédiger et mettre à jour les procédures concernant le poste
- Classer, Archiver et rédiger des courriers simples
- Mettre en place l’outil de communication

Activités Ressources Humaines
- Se charger des dossiers des salariés (faire les DUE, les contrats, tenue des registres du personnel et de la Médecine du Travail, suivi des congés payés de l’ensemble des salariés, suivi des absences des salariés, déclaration des arrêtes maladies, des accidents de travail, mutuelle des salariés/ gestion du dossier CMU/CM)
- Mettre à jour les statistiques des salariés en insertion
- S’occuper de la gestion des prêts des véhicules

**Compétences - Savoir-faire**

Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, patience

Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement

Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions

Confidentialité, discrétion

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Grande disponibilité, horaires de travail modulables en fonction de la charge de travail

Esprit d’analyse et de synthèse

Capacité à faire circuler l’information

Maîtrise de la bureautique

Savoir s’organiser efficacement

Etre réactive et disponible

Bonne expression orale et écrite

Capacité à gérer simultanément plusieurs activités

Adaptabilité

**Conditions d’exercice**

L’activité s’exerce au sein de la structure de la régie de quartier.

**Relation et articulation en interne**

Avec le Directeur
- Assure, en tant que collaboratrice du Directeur, son secrétariat personnel classique : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements.
- Assure des fonctions d’Assistante ce qui implique de palier dans une certaine mesure aux absences du Directeur : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes.

Avec les responsables de pôle
- Echanger sur le suivi des chantiers et transmettre les bilans pour la facturation
- Transmettre les fiches d’attachement et gestion des bons de commande
- Mettre au propre les devis - plannings
- Communiquer sur la gestion du personnel (congés payés, les absences, les accidents )

Avec le CIP
- Echanger sur les dossiers des salariés en insertion au sujet de l’assurance maladie, des contrats et avenants, des plannings, et concernant Pôle Emploi et la CAF.

Avec le comptable
- Echanger sur le dossier APICIL - MUTUELLE
- Transmettre les données de facturation clients

Travail en équipe
- Participer à la réunion hebdomadaire : rédiger le compte-rendu de la réunion

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**Relation et articulation en externe**

Se tenir régulièrement informée des nouveaux dispositifs, textes réglementaires et des fonctions des partenaires via les informations transmises par le directeur et le CIP.

Accueillir les personnes ayant des problématiques avec leur contrat EDF (lien et tuilage pour cette mission avec la Tutrice Habitat)

Relation directe avec les clients pour la facturation

Relation avec les financeurs pour la transmission:

- Des documents, des bilans et du projet, question sur des dossiers,
- Des heures effectuées par les salariés en insertion à l’ASP,
- Des fiches des nouveaux salariés et des reconductions de contrats de travail au Conseil

Départemental (pour l’Entreprise d’Insertion et le Chantier d’Insertion)
- D’informations sur les chantiers la mairie (notamment Flers Agglo)

**Autonomie / responsabilité / niveau hiérarchique**

La Secrétaire de Direction réalise ses missions en autonomie.

Elle organise et réalise son travail en tenant compte d’instructions ponctuelles données par la Direction.

La secrétaire de Direction a accès aux informations parfois confidentielles.

Elle peut fournir des réponses directement à partir d’éléments dont elle a connaissance.

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Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 13,50€ par heure

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

-