Secrétaire Du Departement Des Instituts Et Ecoles

Description de l'établissement:
Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers, pôle de référence et d’appel en matière de santé, est leader en soins, enseignement, recherche et prévention.

Il est l'un des premiers opérateurs santé de la région avec plus de 195 000 patients et 390 résidents par an et 1 745 lits et places.

À la fois établissement de soins de proximité et centre de recours et d’expertise, il concilie au quotidien innovation et solidarité. Avec 9 pôles et 60 services cliniques médicaux-sociaux et biologiques, l’offre de soins du CHU couvre l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et biologiques, dont la cancérologie. Les pathologies rares et complexes sont prises en charge par des centres de références et de ressources. Les compétences des équipes hospitalo-universitaires sont soutenues par un plateau technique de pointe.

Au quotidien, l’activité du CHU s’inscrit dans une démarche de qualité et de sécurité des soins. Cette dynamique est portée jusqu’aux patients par chaque professionnel de santé. Des structures dédiées impulsent et coordonnent les actions réalisées dans ce cadre.

Membre d’HUGO (GCS Hôpitaux Universitaires du Grand Ouest), le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers est un pôle de recherche et d’enseignement supérieur.

Premier employeur du Maine-et-Loire, et l’un des premiers de la région des Pays de la Loire avec 6 900 salariés, le CHU participe également à la formation des futurs professionnels de santé.
Une position qui en fait un acteur de cohésion sociale et l’un des premiers partenaires des autres établissements de santé publics et privés régionaux.

Description de la mission:
L’adjoint administratif assure le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel des instituts en lien avec les coordinateurs d’année sous la responsabilité de la Responsable de Gestion Administrative.

Accueil, orientation et information physique et téléphonique des publics
- Les étudiants,
- Les responsables des terrains de stage,
- Les intervenants « vacataires » professionnels du CHU et extérieurs au CHU
- Les personnels administratifs des autres IFSI
- Les transporteurs publics ou privés
- Les publics à la recherche d’information sur les modes d’entrée et la formation
- Les tutelles
- Gestion de la scolarité des étudiants en soins infirmiers (ESI)
- Constitution ou réajustement du dossier administratif selon les années de formation pour:
 Les étudiants entrants (en L1, L2, L3)

 Les étudiants en reprise de scolarité

 Les étudiants revalidants

 Les étudiants par mutations
- Gestion et enregistrement des droits d’inscription à l’université et frais pédagogiques

 Etablir les listings à transmettre à la secrétaire de la faculté de santé (+ fiche universitaire avec photo, attestations CVEC)

 Réception des chèques des droits d’inscription à l’université et des frais pédagogiques par année
- Gestion et tenue du dossier scolaire

 Enregistrement des notes avec les formateurs

 Après CAC, passage de semestre ou d’année ou de diplôme d’état

 Mise à jour du dossier scolaire et édition si nécessaire

 Gestion des interruptions de formation

 Archivage des dossiers

 Traçabilité sur le suivi des effectifs de promotion et enregistrement des mouvements des étudiants en cours de formation (interruptions, arrêts ou mutations par courriers et courriels) et suivi de la cohorte

 Gestion pédagogique et administrative des stages (édition, mise à disposition, récupération, scan et enregistrement des ECTS, transmission des bordereaux de rémunération des indemnités et frais de déplacement)

 Déclaration des accidents du travail et AES auprès du SST
- Gestion des documents administratifs

 Certificat de scolarité

 Attestation de résultats de fin d’année

 Gestion et suivi du document « supplément au DE »

 Attestation d’équivalence pour les emplois d’été

 Dossier de demandes d’obtention du diplôme d’état d’aide-soignant.
- Gestion des absences
- Gestion des intervenants vacataires

 Gestion des courriers avec MàJ de la base de données sous Win-Hebdo et de la CVThèque

 Suivi de la rémunération

 Délivrance des attestations demandées
- Gestion des examens

 Convocations par voie d’affichage et par courriers pour les revalidants

 Gestion logistique (listes d’émargement, salles, bordereaux de report de notes )
- Contribution à la réalisation des bilans d’activités et des enquêtes
- Archivage administratif
- Gestion de dossiers spécifiques à l’année de formation

L1 ou 1ère année = Tâches en liens avec le concours
- Prépare, diffuse la plaquette d’information relative au concours IDE
- Elabore les informations disponibles sur le site informatique du CHU
- Assure la mise en forme du dossier d’inscription en lien avec le