Assistant Technique Et Administratf Service Copropriété

**Finalité du poste**

Rattaché au gestionnaire de l'activité, l'assistant technique et administratif (H/F) prend en charge ou contribue à différentes tâches administratives dans différents domaines : administratif, logistique, comptable

Il/Elle exécute ses tâches suivant des processus et des consignes précises. Sa contribution couvre la totalité ou quasi-totalité du traitement d’une activité ou d’une tâche.

Il/elle effectue des actes de gestion courante par délégation de son N+1.

Prise de poste rapide en Contrat à Durée Déterminée de 6 mois/ 40 heures semaine.

**Activités**

**Accueil physique et téléphonique, gestion des courriers et des mails**
- Prendre en charge les appels entrants et les orienter
- Mettre en place un filtrage judicieux, prendre en note les éléments des appels, et/ou apporter des réponses de premier niveau
- Assurer l'accueil physique du service
- Assurer les visites à domicile chez les copropriétaires
- Traiter et répartir le courrier réceptionné quotidiennement avec les outils et logiciel de suivi
- Mettre en forme des courriers de réponse
- Contribuer ou réaliser des publipostages et des mises sous pli

**Gestion administrative**
- Prendre en charge la programmation des rendez-vous, des réunions internes ou externes du service
- Mettre à jour la base de contact du service
- Collecter les éléments nécessaires à un RDV ou une réunion : ordre du jour, constitution du dossier, devis
- Effectuer la gestion administrative afférente à son activité ou service
- Mettre à jour le classement de son service, des espaces partagés et de son propre classement
- Appliquer les procédures relatives à la conservation, l'archivage et la destruction des documents

**Gestion administrative et comptable des travaux**
- Gérer les interventions d’urgence et le suivi des sinistres/désordres
- Proposer des solutions et participer à la définition des besoins en travaux et à l’amélioration du cadre de vie
- Assurer les rendez-vous avec les entreprises partenaires pour établir les devis nécessaires
- Contribuer à l’évaluation des désordres techniques, commander les travaux auprès des entreprises dédiées
- Assurer le suivi du budget délégué et Saisir la totalité des encaissements
- Enregistrer les factures, veiller à leur paiement et Gérer les impayés
- Assurer les appels de fonds

**Saisie des données, mise à jour de bases et de tableaux de bord, suivi d'indicateurs**
- Extraire et/ou mettre à disposition, selon une fréquence établie, des fichiers ou/et bases de données, tableaux de bord.

**Compétences**

**Savoir (connaissances spécifiques)**

1. Outils bureautiques
2. Prise de notes

**Savoir Faire (compétences métiers / opérationnelles)**

1. Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques
2. Connaitre les règles d'orthographe et de grammaire, savoir retranscrire un échange dans une rédaction simple et claire
3. Avoir le sens de l'observation et être capable de collecter et analyser des éléments de son environnement professionnel
4. Gérer l’accueil du public physique et téléphonique

**Savoir Etre (compétences comportementales)**

1. Organisation et rigueur
2. Autonomie
3. Sens du relationnel et du service
4. Adaptabilité et flexibilité
5. Capacité à travailler en équipe

**Profil souhaité**

**Prérequis d’accès au métier**

Traitement des tâches administratives
Formation relative à la réglementation sur les marchés publics serait un plus
Techniques de prise de note

**Formations**

CAP / BAC PRO Secrétariat, bureautique, gestion administration

**Salaire**
- Catégorie II - 1 : rémunération brute mensuelle de base fixée à 1 906.98 € selon grille en vigueur au 1er janvier 2025

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : à partir de 1 906,98€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- RTT

Horaires:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois
- Primes

Lieu du poste : En présentiel