Assistant(E) Ingénierie Site

Exprimez votre talent avec nous

Vous voulez explorer, franchir des obstacles, faire des découvertes ?Nous savons que vos projets sont ambitieux. Les nôtres aussi Dans le monde entier, nos collègues ont la passion de l’innovation scientifique et technologique qui enrichit les vies humaines grâce à nos solutions dans les domaines Healthcare, Life Science et Electronics. Ensemble, nous voyons grand et avons à cœur de prendre soin de notre large diversité de collaborateurs, clients, patients et de la planète. C’est pourquoi nous sommes toujours à la recherche d’esprits curieux qui souhaitent imaginer l’impossible avec nous.

**Votre rôle**:
Dans le cadre d’une évolution de poste au sein de l’équipe Site Engineering, nous sommes à la recherche d’un assistant en ingénierie pour l’équipe. Vous êtes rattaché au responsable Facilities et vous travaillez en lien avec l’ensemble des équipes de l’organisation Site Engineering composée d’une quarantaine d’ingénieurs et de techniciens et qui est au service du campus de Molsheim. Véritable support pour les équipes, vous êtes l’interlocuteur privilégié pour les aspects de gestion administrative des achats techniques et de service. Vous êtes en contact régulier avec nos partenaires achats et finance pour le traitement des commandes et des factures. Dans vos activités de gestion et de suivi des commandes, vous aurez en charge des projets d’amélioration des process administratifs, de la mise en place et du suivi des indicateurs. Vous serez également responsable de la communication au site des activités du service Site Engineering en partenariat avec le responsable communication interne du site.

Fort d’une expérience réussie dans le support d’équipes dans un esprit d’amélioration continue (assistance d’ingénieurs par exemple), vous impulsez la mise en place d’outil digitaux pour l’amélioration des process et de leur efficacité.

A ce titre vos principales missions seront:

- Achat, en lien avec les équipes dédiées en Pologne : (suivi de contrat, coordination, planification, commande, facturation)L’ensemble des contrats de location
- Les contrats de prestations en lien avec les Coordinateurs des contrats et les achats
- Les consultants Site Engineering
- Les EPI : chaussures, casquesLes vestes externes et autres vêtements / matériel pour l'organisation du service
- Commande de papier pour les l’ensemble des opérations (photocopieurs, impressions)
- Réquisition de commandes groupées B2B et réception pour du petit matériel (lyreco, Bechtlé), commande des calendriers annuels campus
- Sur demande, support pour réquisitions de commandes pour les employés des Bâtiments Tertiaires et E principalement. Facturation, en lien avec les équipes dédiées à Manille:

- Des contrats de prestations en lien avec les Coordinateurs de contrats et les achats
- Des factures an traitement spécifique (None PO, taxes, administration, etc )
- Gestion des litiges et suivi de PaySolution (outil de réception) Gestion administrative des nouveaux : (MIUD & XUID):

- Inscription des nouveaux, internes et externes (consultants / prestataires) à la formation accueil
- Demandes de création d'identifiant (MUID / XUID), demandes d'accès au site selon les règles d’accès établies, demandes d’équipements et du matériel informatique selon les préconisations du poste. Support administratif:

- Création des nouveaux fournisseurs dans l'ERP
- Organisation des voyages professionnels, support pour les notes de frais
- Support à l’organisation des évènements du site, interne et externe
- Gestion de la documentation EHS de l’équipe, sécurité opérationnelle. (Plan de prévention, permis)
- Backup du référent Mango Site Engineering, backup du référent HR4YOU Learning Site Engineering Amélioration continue:

- Support des chefs de projets Site Engineering pour suivi financier des projets
- Suivi financier clôture mensuelle dépenses / reclass Site Engineering en lien avec le contrôle de gestion
- Amélioration du processus de facturation avec Manille
- Gestion de petits projets d'amélioration des process Support
- Administrateur et garant du processus 6S
- Participe au 6S organisé au sien du service
- Suivi des indicateurs de performance de son activité et en assurer le reporting

**Qui vous êtes**:

- De formation minimum Bac +2/3, vous justifiez de compétences en finance et d’une expérience dans la maitrise administrative et l’assistance d’ingénieurs.
- Vous êtes organisé, rigoureux, curieux, vous possédez de bonnes qualités relationnelles, de communication à l’écrit et à l’oral.
- Vous êtes parfaitement à l’aise en français (écrit et oral) et avez un niveau B1 minimum en anglais (écrit et oral)
- Enthousiaste, autonome, vous êtes pragmatique, réactif, avez le sens de l’organisation et l’esprit d’amélioration continue
- Maîtrise des outils informatiques (Office : Word, Excel, PPT). Connaissance d’outils GPAO (SAP/ ORACLE), serait un plus.

**Ce que nous offrons**: nous sommes des esprits curieux, issus d’horizons variés et