Employé(E) Administratif(Ve) Et D'accueil

_Vous avez besoin de donner du sens à votre travail, d’être utile aux autres ? Vous privilégiez un environnement qui favorise la coopération, vous aimez apprendre et partager vos connaissances en équipe ? Venez rejoindre le Territoire Provence de la Fondation Saint Jean de Dieu qui a à cœur d’accompagner les plus vulnérables tout en prenant soin du cadre de travail de ses salariés. Celui-ci
- regroupe trois établissements : _
- Le Centre Forbin accueille chaque nuit 300 hommes majeurs isolés, quelle que soit leur situation (administrative, sanitaire, familiale ou sociale).
- Le Centre Saint Barthélémy accueille au sein de l’EHPAD 245 personnes âgées au sein de trois pôles spécialisés selon leur parcours et leurs pathologies
- Le Centre Saint Raphael accueille au sein de son Foyer de vie occupationnel 70 personnes vivant un handicap.
- Nous mettons en œuvre un accompagnement individualisé de qualité favorisant l'autonomie du résident ou de l’hébergé, adapté à son âge et à ses besoins, dans le respect de la valeur d'hospitalité de l'Ordre hospitalier de Saint Jean de Dieu. _

Dans le cadre du projet d'établissement, et dans le respect des valeurs institutionnelles, il/elle accomplit les tâches administratives et d'accueil qui lui sont confiées. Il/elle est en relation avec les familles/tuteurs et résidents, ainsi qu'avec l'ensemble des membres du personnel, les prestataires, les partenaires. Il/elle tient compte de l'histoire des résidents et de leurs spécificités psychologiques, physiologiques, affectives, cognitives, sociales et culturelles, dans le respect des règles de déontologie.

Missions clés et responsabilités:
Il/elle travaille en partenariat avec les autres professionnels de l'institution, les partenaires extérieurs, et les bénévoles. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité du/de la Chef de Service Educatif qui lui fixe des objectifs lors de son entretien annuel de progrès. Il/elle fait partie de l'équipe de coordination composée de la Chef de Service Educatif, de la Coordinatrice, de l'éducateur spécialisé, de l'assistante du service social et du référent soins.

Il/elle fait preuve de discrétion et de confidentialité. Il/elle participe à la régulation des conflits dans l'équipe pluridisciplinaire.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la diffusion de l'information et du courrier
- Gérer le secrétariat courant Tenir et mettre à jour les plannings des locaux et des véhicules Assurer l'assistance administrative du service éducatif en lien avec les équipes éducatives
- Assurer l'assistance administrative pour le comité des fêtes

Missions complémentaires:

- Il/elle actualise chaque jour les effectifs repas du personnel et des résidents.
- Il/elle actualise chaque semaine les présences/absences des résidents en vue de la facturation.
- Il/elle commande, réceptionne, distribue et range les livraisons des fournitures de bureau. Il/elle assure la tenue et l'édition du tableau journalier des présences des résidents et le transmet chaque jour au cadre d'astreinte.
- Il/elle tient un rôle important en cas d'alarme incendie et d'alerte intrusion (attaque terroriste). Il/elle est personne ressource en cas de cellule de crise et déclenchement du plan bleu. Il/elle peut être membre de la pastorale et participer à ses travaux.
- Il/elle peut offrir un accompagnement spirituel, le but étant de permettre à chacun de s'interroger sur le sens de la vie, sur ses épreuves et sur la mort. C'est aussi accompagner la souffrance dans sa dimension spirituelle en écoutant les demandes de sens, de prières, et de rites.

Compétences clés:

- Générales : Connaître l'établissement, les résidents et leurs familles/tuteurs, le personnel, les prestataires habituels
- Gérer l'accueil physique et téléphonique sous l'angle de la sécurité et de la discrétion, voire de la confidentialité
- Avoir une bonne connaissance du projet d'établissement
- Bureautique Standard
- Archivage

Savoir-faire/savoir-être:

- Organisation Rigueur Sens relationnel Diplomatie et fermeté à la fois
- Réactivité
- Capacités d'adaptation
- Sens de l'anticipation
- Disponibilité
- Discrétion, confidentialité Gestion de son stress
- Sens du travail en équipe
- Communication : écoute, reformulation, explication, capacités rédactionnelles

Cette fiche de poste est un repère et ne saurait être exhaustive, elle est donc amenée à évoluer.

CCN51 Coeff. 329 + ancienneté + prime décentralisée ;
- 24.50 heures en moyenne par semaine.

Type d'emploi : CDI, Temps partiel

Salaire : 1 236,00€ à 1 575,00€ par mois

Nombre d'heures : 24.50 par semaine

Avantages:

- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel