Assistant Production Experientielle

Description du poste

**Positionnement**:
Le titulaire du poste est rattaché au Directeur Production Expérientielle, membre du Comité de Direction (CODIR) de la Direction de la Communication Hermès International.

**Contexte**:
La Direction de la communication réunit des experts de la stratégie, de la conception, de la production et conduit ou met en place les outils de communication adoptés par les filiales du Groupe.

Il s’agit d’une équipe dont la mission est de faire rayonner la maison et de maintenir son modèle d’entreprise.

Forte d’une tradition de communication singulière, la maison Hermès porte une attention particulière à la qualité de ses réalisations, à travers des d’idées originales concrétisées dans des outils d’une qualité d’exécution irréprochable.

La maison Hermès parle d’une même voix à travers le monde tout en préservant et en encourageant les sensibilités et expressions locales. L’équilibre entre une cohérence de ton et une richesse multi-locale est un point clé du rôle de l’équipe de communication.

L’équipe de Production expérientielle d’Hermès International réunit:

- Les expertises de productions évènementielles et l’atelier de production (9 collaborateurs), en charge de la production d’évènements tels que les défilés, les inaugurations de sites, les expositions, les dîners / fêtes pour les clients
- Les expertises de la fabrication « print » (2 collaborateurs), en charge de la fabrication des outils imprimés : Le Monde d’Hermès, les cartes de vœux et d’invitation, les dossiers de presse
- Les expertises de la production audiovisuelles (2 collaborateurs) en charge de la production de films à vocation essentiellement interne ;
- Les expertises de la production digitales VR-AR (1 collaborateur) en charge de la production d’outils intégrant les nouvelles technologies.

L’équipe travaille étroitement avec les talents créatifs internes et externes et l’ensemble des collaborateurs des équipes de communication à Paris et en filiales.

**Mission générale**:
Rattaché-e au Directeur Production Expérientielle, il/elle travaillera en transverse pour l’ensemble des expertises de la production et aura pour missions:

- L’appui à la gestion administrative et financière des projets et des free-lances (gérés par le département),
- L’appui à la gestion des voyages, hébergements et restauration des équipes
- Participation active à la vie du département.

Dans le cadre de ses missions, il/elle sera en relation avec la Direction financière, la Direction juridique et la Direction des achats indirects Groupe.

**Activités principales**:

- **Appui à la gestion administrative et financière des projets et des freelances gérés par le département**
- Assistance sur l’outil achat de l’équipe (MyEasyOrder) avec notamment : gestion des free-lances, suivi des cycles budgétaires, ouverture des comptes fournisseurs, création des bons de commande (hors paid), suivi des factures avec le service comptabilité (validation et règlement), pré-validation en conformité avec le budget et en collaboration avec les différentes expertises ;
- Assistance et support juridique : coordination Provigis, relation avec les labels
- **Appui à la gestion des voyages, hébergements et restauration sur les projets gérés par le département**
- Appui à la gestion des voyages, hébergements et restauration des free-lances ;
- Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages ;
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
- Gestion des avances de per diem ;
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane ;
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.) ;
- Réservation des hébergements ;
- Commande des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire ;
- Appui à l'organisation des événements : relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation ;
- Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements ;
- Appui éventuel pour les passations de marchés des projets ;
- Dans certains cas : gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements.
- **Vie du département**
- Appui aux missions logistiques du département ;
- Commande globale des fournitures ;
- Commande et envoi cadeaux/remerciements (bouquets de fleurs ou autres) ;
- Support IT global au département.

**Finalité**:

- Soutenir les producteurs dans leurs tâches administratives, financières et logistique ;
- Participer, par son soutien quotidien à l’équipe, à la réalisation des objectifs du département ;
- Assurer le reporting sur ses activités.

**Profil et compétences requises**:

- Sensibilité comptable et bonn