Assistant Formation

L’Assistant(e) Formation intervient aux différentes étapes des activités formation se déroulant avant, pendant et après les prestations de formation afin de sécuriser les procédures:
**En amont de la prestation de formation, l’assistant(e) formation**:

- Accompagne au recensement des besoins de formation des salariés
- Oriente vers les possibilités de financement (PIC IAE, plan de développement des compétences, CPF, ) et vérification du respect des critères d’éligibilité
- Recherche d’organismes de formation (salariés permanents)
- Informe les différents interlocuteurs internes ou externes
- Gère et produit des documents liés aux actions de formation

**Tout au long de la prestation de formation, l’assistant(e) formation réalise**:

- Le suivi administratif et financier des actions de formation réalisées en interne ou externe
- L’organisation des prestations de formation et vérification de la disponibilité des moyens de réalisation
- La diffusion et transmission des informations aux interlocuteurs internes ou extérieurs
- La production ou vérification de tout document lié à la prestation de formation

**En aval de la prestation de formation, l’assistant(e) formation**:

- Contrôle de conformité et édition des documents relatifs à l’action de formation
- Participe à la réalisation de bilans de formation
- Classe et archive les dossiers liés aux formations

Sous la responsabilité du Responsable Formation et Développement, l’Assistant(e) Formation est en contact direct avec les différents interlocuteurs intervenant dans le parcours de formation pour traiter des aspects opérationnels des actions de formation des salariés en parcours et des salariés permanents.

**Les interlocuteurs internes (Coordinateur(trice) pédagogique, Accompagnateur(trice), Assistant(e) RH, )**

Il/elle contribue au reporting sur l'état d'avancement des dossiers et assure le secrétariat lié aux activités.

Il/elle sécurise les différentes étapes du déroulement de la prestation formation, informe sur l’engagement des dossiers formation, sur le suivi de la consommation des heures formation, la mise à jour du dossier du personnel (présence, absences, note de frais, ) et alerte sur toute anomalie.

Selon les besoins, il/elle participe aux groupes de travail formation et à la Commission Formation.

**Les interlocuteurs externes (OPCO, Organisme de formation,)**

Il/elle prend en charge les aspects administratifs, financiers et logistiques afin d’assurer le bon déroulement des actions de formation participant à la sécurisation du suivi budgétaire, sur les volets:

- Échanges avec les prestataires (devis, programme, calendriers, bons de commandes, inscriptions...),
- Gestion administrative des documents liés aux prestations de formation (conventions de formation, attestations de présence, feuille d’émargement,...),
- Organisation de l’action de formation (convocations, estimation frais annexes, salaires, ).
- Collecte des informations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la prestation (salle, matériel, documents, hôtels, transport, )
- Mise à jour des tableurs de suivi de l'état d'avancement des dossiers
- Dépôt des Demandes d’accord de financement (DAF)
- Suivi des engagements sur le budget propre ou spécifique (ACT, formation catalogue,..)
- Vérification de la conformité des documents de fin de prestation et alerte sur les anomalies (feuilles émargement, certificat de réalisation, facture, )
- Réalisation des Demandes de Remboursement (DR)
- Saisie/Actualisation des données sur tableaux de bord et plateformes dédiées (OPCO, SYMPHONY, SYLESA, Extranet,)
- Préparation des documents financiers (mémoires de frais/avoir/frais,...)
- Accompagnement à la production des indicateurs et bilan formation (plan développement des compétences, suivi pluriannuel des formations règlementaires,)

**Conditions salariales**

Cette fonction correspond à l'emploi repère de « Assistant Administratif » défini par la convention collective applicable, Coefficient « 280 » niveau B soit 1960 € brut mensuel de la Convention Collective des Ateliers et Chantiers d’Insertion -ACI.

Garantie triennale de progression salariale d’une valeur de 5 points d’ancienneté dans la classe conventionnelle, bilan de la situation professionnelle tous les 3 ans

Mutuelle et Prévoyance

Tickets restaurant

Véhicule de service partagé pour les déplacements professionnels

**Profil**

Connaissance et expérience dans le secteur de la formation

Réalisation de bilans chiffrés sur les actions de formation (bilan social, indicateurs...), de notes, lettres et documents de synthèse

Maîtrise des outils bureautiques indispensable (expertise Excel) et bases du droit du travail appréciées

Disponibilité pendant la période de bilan formation

Qualités attendues : sens de l’organisation, hiérarchisation des priorités, esprit d’initiative, pragmatisme, empathie et communication

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 1 mois

Rémunération :