Chargé.e Administratif.ve Et Réglementaire

**Présentation du poste**

Rejoignez **l’ESCAET**, école supérieure de commerce spécialisée dans le tourisme, en tant que **Chargé(e) administratif et réglementaire**.Nous recherchons un(e) professionnel(le) expérimenté(e), polyvalent(e) et à l’aise avec les outils numériques pour assurer la gestion administrative, réglementaire et l’accueil de notre établissement.Poste central au sein de l’école, il requiert une excellente capacité d’adaptation, une grande rigueur et un réel sens du service.

**Missions principales**

**1. Accueil et relation client**
- Assurer l’accueil téléphonique (environ 10 appels quotidiens) et l’orientation des interlocuteurs vers les bons services.
- Gérer l’accueil physique des étudiants, intervenants, partenaires et visiteurs.
- Traiter les demandes entrantes par mail avec réactivité et professionnalisme.
- Représenter l’image de l’école à travers un accueil attentif et bienveillant.

**2. Gestion administrative et financière**
- Superviser l’émission des factures et l’édition des documents administratifs (attestations, certificats, conventions, etc.).
- Organiser et effectuer les **relances de paiements clients** de manière proactive, en lien avec la direction financière.
- Assurer le suivi complet des **dossiers de prise en charge OPCO et autres organismes financeurs**, depuis la constitution jusqu’au remboursement
- Éditer et suivre les **contrats d’apprentissage et conventions de stage**, en lien avec le service relation partenaires.
- Mettre à jour les bases de données administratives et garantir la fiabilité des informations saisies.

**3. Conformité et qualité**
- Collecter, compiler et transmettre les **données réglementaires** nécessaires aux enquêtes obligatoires (SISE, SIFA, CVEC, etc.).
- Participer activement au maintien de la **conformité RGPD** et contribuer à la préparation de la mise en œuvre des exigences du futur **IA Act**.
- Tenir à jour les **procédures internes et documents qualité** (preuves) dans le cadre du **référentiel Qualiopi**, et accompagner la préparation des audits.
- Identifier les **dysfonctionnements** dans les processus administratifs et proposer des **actions d’amélioration** de manière proactive.

**Profil recherchéExpérience et compétences techniques**
- Expérience significative sur un poste administratif similaire, idéalement en environnement de formation ou d’enseignement supérieur.
- Maîtrise avancée des outils informatiques et bureautiques (suite Office, outils collaboratifs, CRM, plateformes de gestion).
- Excellente capacité à **naviguer simultanément entre plusieurs logiciels et plateformes web**.
- Connaissance des procédures liées à la formation professionnelle et à l’apprentissage appréciée.

**Qualités personnelles**
- Organisation rigoureuse et méthode dans la gestion des dossiers.
- Excellent relationnel et sens de l’accueil.
- Autonomie, fiabilité et esprit d’initiative.
- Réactivité, adaptabilité et goût du travail bien fait.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

**Conditions d’emploi et avantages**

Le poste est proposé en **CDI**, à temps plein, basé à Aix-en-Provence.La rémunération proposée se situe entre **2 100 € et 2 500 € brut mensuels**, selon profil et expérience. **Avantages proposés**:

- **Télétravail possible** (1 à 3 jours par semaine, selon les besoins du service).
- **Tickets restaurant**.
- **Mutuelle d’entreprise**.

**Pourquoi nous rejoindre ?**

Rejoindre **l’ESCAET**, c’est intégrer une équipe **dynamique, bienveillante et engagée** au sein d’un environnement stimulant et porteur de sens.Le poste offre une **grande diversité de missions** et une **véritable opportunité de développement professionnel**.Un **parcours d’onboarding** personnalisé facilite la prise de poste et l’intégration au sein d’une équipe **collaborative, à taille humaine**.Nous valorisons la **souplesse dans l’organisation du travail** et la **proactivité** dans les missions du quotidien.

**Synthèse**:
**Intitulé du poste**: Chargé(e) administratif et réglementaire

**Service**: Pôle administratif

**Type de contrat**: CDI

**Temps de travail**: 35h ou 37h30 par semaine (à définir)

**Localisation**: Aix-en-Provence

Type d'emploi : Alternance

Rémunération : 2 100,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Travail à domicile occasionnel

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel