Office Manager

Dollen est l’agence web du **groupe Reflectiv**, spécialisée dans la maintenance, la création et l’optimisation de sites internet. En plus de nos activités digitales, nous assurons la gestion administrative et logistique pour plusieurs entreprises du groupe.

Pour accompagner notre croissance et structurer davantage nos activités, nous recherchons **un(e) Office Manager Polyvalent(e)**, capable de piloter des missions administratives, RH et opérationnelles.
Ce poste est **essentiel** pour assurer la fluidité de nos opérations quotidiennes.

Nos bureaux sont actuellement situés à **Bonneuil-sur-Marne**, mais nous déménagerons prochainement à **Créteil (33 rue Auguste Perret)**.

**Ce que nous recherchons**

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et appréciez la diversité des tâches ?
Vous savez jongler entre **gestion administrative, RH et suivi opérationnel** ?
Vous recherchez un poste où vous serez **au cœur de l’organisation** et où **votre rôle sera décisif** pour le bon fonctionnement de l’entreprise ?

Si vous souhaitez un poste polyvalent dans une entreprise dynamique, cette opportunité est faite pour vous.

**Vos missions principales**

**1. Gestion administrative et opérationnelle**
- Assurer le **suivi des commandes** (clients et fournisseurs) et la gestion des factures.
- Commander et gérer les **fournitures de bureau** et le matériel IT.
- Coordonner les interventions des **prestataires** (maintenance, services généraux, IT).
- Gérer les **contrats avec les prestataires** et assurer le suivi des prestations.
- Organiser et suivre la **logistique du déménagement** vers notre nouveau site de Créteil.
- Assister la direction dans des tâches administratives (préparation de documents, gestion d’agenda, etc.).
- Coordonner avec les services comptables pour le **suivi des factures et paiements**.

**2. Ressources humaines et gestion du personnel**
- Assister dans la **gestion administrative des RH** (suivi des congés, absences, dossiers du personnel).
- Participer au processus de **recrutement** (publication d’annonces, tri des CV, organisation des entretiens).
- Gérer l’**onboarding des nouveaux collaborateurs** (création de dossiers, équipement informatique).
- Mettre à jour et suivre les **dossiers salariés** dans nos outils RH.
- Planifier les **visites médicales** et suivre les formations obligatoires.
- Assurer le lien avec nos **avocats pour les questions juridiques liées aux RH**.

**3. Gestion des prestataires et des services généraux**
- Être le point de contact principal pour les **prestataires de services** (nettoyage, sécurité, IT).
- Suivre et renouveler les **contrats de prestation** et négocier les devis.
- Assurer la bonne exécution des interventions et le respect des délais.
- Accueillir les clients, prestataires et visiteurs, et gérer les salles de réunion.
- Garantir un **environnement de travail agréable** pour l’ensemble des collaborateurs.

**4. Événementiel et communication interne**
- Organiser des **événements internes** (séminaires, team-building, afterworks).
- Coordonner la **communication interne** (newsletters, affichages internes, annonces).
- Collaborer avec le **comité d’entreprise** pour proposer des activités et des avantages aux salariés.
- Préparer et mettre à jour les **supports de communication** pour la direction.

**Pourquoi rejoindre Dollen ?**
- **Un poste clé et valorisé** : Vous serez le moteur de l’organisation interne et le pilier de la direction.
- **Une diversité de missions** : Vous toucherez à tous les aspects de la gestion d’entreprise.
- **Un environnement de travail convivial et stimulant**.
- **Un comité d’entreprise actif** qui propose des activités, événements et avantages pour enrichir la vie des collaborateurs.
- Participation aux **transports à 80%**:

- **Mutuelle très performante**:

- **Flexibilité** : Télétravail partiel et horaires aménageables.

**Profil recherché**
- **Expérience confirmée** en tant qu’Office Manager, Assistant(e) de Direction ou dans la gestion administrative (au moins 2 ans).
- **Rigueur et organisation** : Capable de gérer plusieurs missions de front avec efficacité.
- **Polyvalence** : Vous savez passer d’une tâche administrative à une mission RH sans difficulté.
- **Discrétion et professionnalisme** : Vous serez amené(e) à traiter des informations sensibles.
- **Bon relationnel** : Vous êtes à l’aise aussi bien avec les prestataires qu’avec les équipes internes.
- **Maîtrise des outils bureautiques** (Word, Excel, Google Suite).

**Bonus si**
- Vous avez une expérience en PME ou dans une entreprise en pleine croissance.
- Vous maîtrisez des **outils de gestion de projet** (Notion, Trello, Asana).

**Vous souhaitez intégrer une entreprise où votre rôle aura un impact réel sur l’organisation interne ?**

Envoyez-nous votre **CV et une lettre de motivation** expliquant pourquoi ce poste est fait pour vous.

Nous serions ravis de vous rencontrer.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 35 975,00€ à 38 557,00€ p