Coordinateur Administratif

_**Description de l’entreprise**_

Tenant une place particulière dans l’offre de formation, **l’AEHP** participe depuis plus de 40 ans à la formation des **infirmiers, aides-soignants et auxiliaires de puériculture**. Ainsi plus de 500 apprenants sont formés tous les ans sur trois sites de formation (Castelnau le Lez, Perpignan et Toulouse).

Forte de sa renommée et son implantation, la structure fonde son approche pédagogique sur **l’accompagnement** et **l’individualisation des parcours** afin de créer une véritable dynamique de réussite. L’institution, à taille humaine, propose des promotions volontairement réduites.

Dans le cadre d’une création de poste, notre institution recrute son nouveau **coordinateur administratif (H/F)** en CDI à temps complet.
- **Description du poste**_

En lien direct avec la Direction, nous recherchons un **Coordinateur administratif **en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des **activités de secrétariat** des trois sites de l’AEHP (Castelnau-le-Lez, Toulouse et Perpignan)

Les responsabilités du Coordinateur administratif comprennent l’organisation de la gestion administrative de la sélection, de la formation et la diplomation des apprenants dans le cadre de leur formation.

Celui-ci veillera à harmoniser les processus et outils liés au bon fonctionnement des différents instituts.

Le poste est à pourvoir sur notre site de Castelnau-le-Lez (déplacements sur les sites de Toulouse (31) et Perpignan (66), ponctuels mais indispensables).

Les activités principales du poste sont les suivantes:
**I)** **Activités de coordination des secrétariats**
- Encadrer les équipes de secrétaires des trois sites : planification des activités, réunions d’équipes, contrôle et reporting.
- Assurer l’intégration et la formation des collaborateurs de l’équipe secrétariat.
- Vérifier la conformité des dossiers pour présentation aux diplômes en collaboration avec la direction et les responsables pédagogiques, dans le respect de la procédure.

**II)** **Gestion administration et financière**
- Superviser le reporting des données : financements, inscriptions, remboursements de frais de stage, tableaux de suivi etc.
- Sécuriser le process de facturation et de suivi auprès des organismes (OPCO, CFA etc) en étant l’interlocuteur privilégié de la comptabilité
- Garantir le process de recrutement et de paiement des intervenants extérieurs

**III)** **Organiser les différentes instances (ICOGI, sections disciplinaires, CAC, SVE) en collaboration avec la direction et les responsables pédagogiques**

**IV)** **Répondre aux enquêtes (DREES, ARS, CEREQ)**

**V)** **Contribuer à la démarche d’amélioration continue de la qualité et au traitement des dysfonctionnements.**
- **Qualifications et compétences **_
- Titulaire d’un diplôme de niveau IV, vous avez une expérience en management d’équipe et idéalement dans le domaine de la formation aux métiers de la Santé.
- Vous avez des capacités d’organisation, de rigueur et d’adaptation sur des missions diversifiées.
- Force de proposition, vous aimez le travail en équipe et saurez-vous intégrer dans un contexte collaboratif et coopératif avec l’ensemble de l’équipe.
- La diplomatie et la pédagogie sont les atouts qui vous permettront de fédérer les collaborateurs de votre équipe.
- Vous avez une aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Vous maitrisez parfaitement l’outil informatique et une bonne connaissance de l’environnement des technologies numériques (connaissance du logiciel EPSILON/Formeis appréciée)

Rémunération selon profil et expérience

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Lieu du poste : Un seul lieu de travail