Assistant(E) Affaires Medicales

Description de l'établissement: Le Centre Hospitalier de Thiers 30 minutes de Clermont Ferrand et de Thiers GHT "Territoires d’Auvergne" Direction commune avec: - Centre Hospitalier d’Ambert - EHPAD Les Papillons d’Or de Courpière - EHPAD Saint Germain l’Herm - EHPAD Saint Amand Roche Savine 441 lits et places 6 pôles d’activités: - pôle 1: Urgences, soins critiques et imagerie - pôle 2: Spécialités médicales - pôle 3: Santé mentale et addictologie - pôle 4: Activités chirurgicales et gynéco obstétriques - pôle 5: Activités médicotechniques et transversales - pôle 6: Gériatrie En quelques chiffres: - Environ 720 agents médicaux et non médicaux - 200 infirmiers - 8 598 séjours - 129 347 journées d’hospitalisations - 13 984 passages aux urgences - 1 511 interventions chirurgicales Description de la mission: **Identification du poste**: Adjoint(e) des Cadres Quotité de Travail : 100% **Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles** Liaisons hiérarchiques: Autorité hiérarchique: - Responsable des Affaires Médicale Liaisons fonctionnelles: - Directions, - Services administratifs - Personnel médical - Ensemble des services Relations extérieures: - Professionnels de santé, - Etablissements de santé **Horaires de travail** Du lundi au vendredi: - Horaires : 9h00 - 17h00 Durée de travail : 7h30, pause méridienne de 30 minutes hors temps de travail. **Missions du poste (liste non exhaustive)** **Accueil/secrétariat**: - Accueil physique et téléphonique, - Gestion courriers/mails, - Organisation de réunions - Frappe de documents, rapports - Rédaction de courriers divers, ordres de mission, notes (d’information, de service) - Prise de note et rédaction de compte-rendu de réunion - Archivage, classement, reprographie, mise sous pli, **Préparation de la paie**: - Saisie et suivi des éléments variables de paye (gardes, forfait astreinte, déplacement,), - Gestion et saisie des frais de déplacements du personnel médical, - Refacturation des mises à disposition, - Contrôle de la paye des personnels médicaux, **Gestion administrative**: - Recrutement : constitution du dossier, recensement des pièces administratives, ouverture des droits, - Tenue rigoureuse des dossiers administratifs, **Gestion du temps de travail**: - Saisie des tableaux de service mensuels et diffusion, - Suivi des congés des médecins et internes, - Suivi des Comptes Epargne Temps - Saisie et suivi de l’absentéisme **Conventions**: - Elaboration et suivi des conventions (PST, BAP,) Ø Suppléance du responsable des affaires médicales lors de ses absences et notamment sur: - L’élaboration de contrats - La recherche d’intérimaires Profil recherché: **Qualités requises** - Rigueur, organisation, priorisation des activités, polyvalence, - Discrétion, respect du secret professionnel, loyauté, - Aptitudes relationnelles : patience, diplomatie, écoute, facilité d’expression, - Respect et mise en œuvre des consignes reçues, - Autonomie/anticipation dans l’exécution des tâches, - Réactivité à rendre compte de son activité **Compétence souhaitée** Connaissance particulières requises ou à acquérir: - Connaissances informatiques : gestion d’agenda, WORD, EXCEL, POWERPOINT, Internet, CPAGE, BO - Connaissance du cadre réglementaire de la gestion administrative du personnel médical, - Connaissance des statuts des médecins à l’hôpital, - Maîtrise de la paye Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour Contrat à durée déterminée, Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée indéterminée