Responsable Adjoint Administration Des Ventes

Entreprise
France Gardiennage est une société issue du groupe Cybélia, un groupe toulousain dont le métier de base est la sécurité des biens et des personnes.
Issu d’un démarrage embryonnaire en 1997, Cybélia a su évoluer et se structurer afin de proposer une offre globale et une maîtrise de toute la chaîne sécuritaire grâce à ses 5 filiales dédiées.
France Gardiennage a été reconnu meilleur employeur par le magasine Capital en 2019.
Rejoindre France Gardiennage, c'est intégrer une entreprise leader du marché de la sécurité privée, dans laquelle chaque collaboratrice et chaque collaborateur est un maillon essentiel permettant d'atteindre la satisfaction client.
Poste
Dans le cadre d'un renforcement de nos équipes nous recherchons un(e) Responsable Adjoint Administration des Ventes. Directement rattaché à notre Responsable ADV, vos missions seront:
**Saisie des commandes**:

- Assurer la prise en charge et la saisie des devis clients dans le système informatique,
- Suivre l’évolution des devis, en collaboration avec les équipes commerciales,
- Vérifier la conformité et le statut des devis établis et si nécessaire y apporter des modifications ou annulation (Quantité, prix, conditions de paiement),

**Suivi des ventes**:

- Maintenance des fiches articles après création : mise à jour des désignations commerciales, commandabilité des postes,
- Assurer le suivi des objectifs fixés par le Responsable ADV,
- Assurer la gestion administrative d’un portefeuille clients (Devis-facturation),
- Suivre le reporting des réclamations clients,
- Traitement des mails,
- Création des comptes client et trame de planning,
- Dispatch des mails de la boîte générique,

**Relation avec les clients**:

- Répondre aux demandes des clients concernant leurs commandes et le suivi de paiement,
- Assurer l’analyse des litiges et réclamations clients et factor liés aux factures,
- Maintenir une relation professionnelle et cordiale avec les clients pour assurer leur satisfaction,

**Suivi Recouvrement**:

- Définir la politique de crédit client avec la direction,
- Veiller à la conformité des documents administratifs (factures, bons de commande ),
- Assurer le suivi des encaissements et la mise à jour des documents administratifs correspondants,
- Relancer les clients en retard de paiement, en respectant les procédures de recouvrement,
- Proposer des solutions pour le règlement amiable des litiges liés aux créances,
- Contrôler la pertinence de la facturation et effectuer les régularisations,
- Rédiger les documents contractuels,
- Mettre en place le tableau de suivi des avaries et réclamations clients ; faire le lien avec la direction financière et le service qualité,
- Aider à résoudre les litiges de toute nature et effectuer les avoirs si nécessaire
- Analyser la solvabilité des entreprises clientes,
- Suivre l’encaissement des créances, participer au lettrage des comptes, établir la balance âgée,
- Participer à l’élaboration des reportings,

**Amélioration des processus**:

- Proposer des améliorations dans les procédures administratives liées aux ventes et au recouvrement,
- Mettre en place des actions pour améliorer le suivi des créances et réduire les délais de paiement,
- Rédiger la procédure de recouvrement.

Salaire attractif, négociable selon profil et expérience,
SJ123
Profil
Profil
Issu(e) d'une formation de type bac+2 /+3 dans le domaine de la comptabilité, vous possédez une expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire au sein d’une activité de prestation de services.
De nature rigoureuse, on vous reconnait également le sens de l'anticipation, et de l'adaptation. Vous disposez également d’une bonne capacité à comprendre les enjeux techniques & financier des projets.
Doté d'une aisance relationnelle, et d'une capacité de persuasion, vous devrez savoir faire preuve de diplomatie et d'empathie, sans pour autant manquer de fermeté.
Vous maîtrisez le Pack Office (Excel « TCD et Recherche V », Word, Powerpoint), et avez idéalement de bonnes connaissances de l'outil COMETE.
Enfin, votre connaissance du circuit de facturation des marchés publics et privés sera un atout pour le poste.
N'hésitez plus, postulez et rejoignez nos équipes.