Coordinatrice Des Secrétariats Médicaux

Depuis le 02/12/2024, le Centre Hospitalier de Cannes (06) recrute Coordinatrice des secrétariats médicaux

**Définition**:

- Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant une équipe professionnelle et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies._
- Concevoir, conduire, piloter la mise en œuvre de la politique archives en développant les méthodes, procédures et outils de gestion des archives._

**Pré requis (diplôme ou expérience)**:

- Exercice du métier de secrétaire médicale hospitalière ou expérience en management._
- Connaissances du fonctionnement d’un hôpital_
- Niveau diplôme : au minimum BAC_

**AFFECTATION**

**Nom du service**: Direction des Relations Humaines, coordination des secrétariats médicaux

**UF **:5085

**Mission et objectif généraux du service**: La Direction des Relations Humaines assure la gestion administrative du personnel en tenant compte de la réglementation et des projets institutionnels. Le service est organisé en 7 secteurs : Formation continue, Recrutements, Gestion des carrières, Paye, Gestion du temps/position d’activité, Absentéisme et Retraites.

**Localisation**: D.R.H. bureau partagé n° E034

**Horaires de travail **:temps plein, MOH de 39 heures, sans comptabilisation des heures supplémentaires, sur 5 jours du lundi au vendredi, horaires variables selon les nécessités.

**Contraintes (astreintes,) **:amplitude horaire à adapter en fonction des réunions. Assure la continuité du service des archives médicales lors des absences de l’encadrant. Congés annuels organisés entre les 2 coordinatrices.

**ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE**

Dans le cadre du suivi et mise en œuvre du projet de la coordination des secrétariats médicaux:

- Encadrement des équipes, gestion (présentéisme, absentéisme, changement d’affectation), recueil des besoins en formation, évaluation des secrétaires médicales recrutement des nouveaux agents (entretiens, test) et gestion des demandes de stages émanant des organismes de formation professionnelle des adultes et des lycées, mise en place et accompagnement de projets, organisation et participation aux réunions de services ou institutionnelles
- Conseil aux décideurs (Directions, médecins, cadres) concernant les choix de personnels et de matériels, les projets d’organisation des secrétariats médicaux, l’évolution des activités
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations, des secrétaires médicales (audits, EPP )
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations
- Accompagnement au développement des technologies de l’information et de la communication
- Gestion des moyens et des ressources techniques, humaines et informationnelles
- Contrôle de l’exhaustivité des saisies des activités en lien avec le BE et le SIM
- Organisation et description des processus spécifiques aux secrétariats médicaux, traitement des dysfonctionnements
- Organisation et suivi opérationnel des activités en coordination avec les interlocuteurs internes et externes
- Participation à la mise en œuvre du projet d’établissement et des projets de services et de pôles
- Etude de charges de travail
- Tests et conseils au paramétrage des outils, logiciels, systèmes d’information relevant des secrétariats médicaux
- Gestion du temps de travail (saisies Chronos)
- Participation aux commissions et groupes de travail internes et au sein du GHT
- Rédaction du rapport annuel d’activité, de courriers, rapports et documents administratifs

**ACTIVITES SPECIFIQUES AU REMPLACEMENT DE L’ENCADRANT DU SERVICE DES ARCHIVES MEDICALES**
- Encadrement de l’équipe, gestion du présentéisme, de l’absentéisme
- Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux, des saisies de dossier lors de réquisition à personne
- Coordination entre les secrétariats médicaux et les archives médicales

Activités éligibles au télétravail

**MOYENS MIS A DISPOSITION**

T Logiciels : Chronos, Dx Care, Dx Planning, Zénidoc, Asset Plus, Office, Internet, Intranet, Gesform

T Ressources humaines : 2 ETP sur ce poste; 105 ETP de secrétaires médicales

T Moyens logistiques : ordinateur, imprimante, multifonction

T Autres : véhicule de service

**MANIERE DE SERVIR**

Le professionnel en situation d’encadrement sera évalué sur les 8 aptitudes suivantes:

- Capacité d’adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Comportement adapté dans ses relations avec autrui
- Capacité à décider, négocier et anticiper
- Capacité à déléguer et à transmettre les savoirs
- Capacité à organiser et à piloter l’activité
- Capacité à animer, à mobiliser, valoriser une équipe
- Capacité à gérer les conflits (prévention, arbitrage, négociation)

**RISQUES PROFESSIONNELS**
- Risques liés à la manutention des dossiers médicaux.