Un(E) Secrétaire Délégué

**À propos de nous**:
Ville d’eau, ville d’art, ville judiciaire, ville universitaire, Aix-en-Provence compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l’art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale. Avec près de 150 000 habitants, et située au pied de la montagne Sainte-Victoire, Aix-en-Provence appartient à la région Provence-Alpes-Côte d’Azur et forme avec 35 autres communes le pays d’Aix au sein de la Métropole Aix-Marseille Provence.

**Mission**:
Vous assistez l’élu délégué dans ses missions et vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace.

**ACTIVITÉS**
- **Effectuer des travaux de secrétariat**

Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.

Vous rédigez des courriers.

Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).

Vous gérez l’agenda de l’élu.
- **Contribuer à l’animation du quartier et à la diffusion d’information sur le quartier**

Vous accompagnez les associations dans l’organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.

Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu’au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.

Vous participez à l’organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.

Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.

Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.

Vous assurez la gestion des colis alimentaires.
- **Accueillir et renseigner les publics**

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.

Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.

Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.

En l’absence de l’agent d’accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l’accueil physique.
- **Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier**

Vous passez les commandes de fournitures.

Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.

Vous signalez les dysfonctionnements liés à l’informatique et à la téléphonie.

**Vous présentez si besoin, l’élu dans des réunions ou des évènements**

**Profil**:
Vous possédez idéalement le permis B.

Vous avez une bonne connaissance de l’environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.

Vous connaissez le quartier des Hauts d’Aix.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d’accueil et de communication.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques.

Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.

Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l’écoute et diplomate.

Vous avez un bon sens du relationnel.

Vous possédez une bonne capacité d’analyse et de synthèse.

Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).

Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.

Vous savez gérer les priorités.

**CONDITIONS D’EMPLOI**

Cycle de travail : 37h30 ou 38h30

Lieu d’affectation : Mairie de quartier Les Hauts d’Aix

Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

1 jour de télétravail par semaine selon l’éligibilité des activités et des nécessités de service (à partir de 3 mois d’ancienneté sur le poste)

Informations complémentaires

RACHEL BOIVENT, CHEF DE BUREAU 04 42 91 99 17

**Laura PRIETO PÉREZ** Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48