Chef de Cabinet Du Doyen-f/h

**Employeur**:
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
L'UFR de Pharmacie compte environ 2200 étudiants, 107 enseignants-chercheurs (38% hospitalo-universitaires et 62% mono-appartenants) et 70 personnels BIATSS.

Le chef de cabinet travaille en relation étroite avec l'équipe décanale, le/la Responsable Administratif et le Secrétariat Général. II assure l'interface entre le Doyen, les acteurs de la faculté, les différentes instances internes et externes à Aix-Marseille Université ainsi que les étudiants et leurs associations.

ACTIVITES PRINCIPALES:

- Assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l'équipe décanale
- Effectue des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
- Réalisation de toutes tâches administratives liées au bon fonctionnement du cabinet du doyen:

- Gestion de l'agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions.
- Gestion des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens,
- Gestion des communications entrantes du bureau décanal et filtration des messageries
- Recueil, traitement et diffusion, sous l'autorité du doyen, de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'UFR.
- Gestion du conseil de la faculté, des Commissions des Personnels Enseignants et de la Commission des études et de la vie universitaire : préparation et envoi des convocations, aide à la préparation des éléments constitutifs des conseils et des éléments à projeter, organisation logistique des instances, diffusion des comptes rendus.
- Traitement et suivi des distinctions honorifiques.
- Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec le/la responsable administratif sur la campagne d'emploi et le service des enseignants chercheurs hospitalo-universitaire du campus
- Gestion des relations entre les différentes instances centrales AMU et de la faculté des Sciences médicales et paramédicales
- Accueil et information des personnels et des étudiants de la faculté ainsi que des interlocuteurs externes.
- Organisation et prise en charge des aspects logistiques et organisationnels d'évènements divers : remise des diplômes de Pharmassilia, Journée d'Accueil des personnels et étudiants
- Préparation des éléments de langage pour intervention du doyen
- Réponse à diverses sollicitations et enquêtes de l'université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère.
- Tenue des registres des réunions institutionnelles. Archivages de tous les actes du Cabinet

Le chef de cabinet travaille sous l'autorité directe du Doyen de l'UFR de Pharmacie.

**Profil**:
COMPETENCES REQUISES:

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et ou/de gestion administrative
- Nécessité d'une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
- Faculté à hiérarchiser et organiser les priorités
- Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions
- Capacité d'adaptation
- Sens aigu du travail en équipe
- Sens des relations humaines et maîtrise de soi
- Fiabilité / Rigueur
- Discrétion et sens de la confidentialité

Le contexte de travail nécessite:

- Confidentialité
- Discernement et capacité à prioriser
- Réactivité
- Qualités d'écoute et maîtrise de soi
- Grande disponibilité

**Les avantages liés au poste**:

- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
- Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
- Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
- Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents**Chef de cabinet du Doyen-F/H****:
**Structure**:

- Composantes - PHARMACIE**Localisation**:

- 5e Arrondissement**Campus**:

- TIMONE**Type d'Offre**:

- Externe**