Office Manager

**Digitaleo, c’est**:
Bientôt 20 ans d’expérience en marketing digital et toujours la même volonté de simplifier la communication locale

Une aventure (toujours) en pleine effervescence mêlant ambition, expertise, agilité et partage.

Plus d’une centaine de supers collègues répartis entre Rennes et Marseille ️.

Nous sommes un** éditeur de logiciel** et nous proposons **une plateforme SaaS pour gérer le marketing local** (marketing direct, réseaux sociaux, visibilité locale, avis clients, local Ads) des **réseaux de points de vente, marques, franchises et enseignes indépendantes**.

**Qu’est-ce qu’on te propose & pourquoi on a besoin de toi ?**
La Fabrique héberge plusieurs activités : siège social de Digitaleo, accueil de séminaires d’entreprises à la journée, espaces de coworking (Doctolib, Famoco).

Nous recherchons un(e) office manager pour prendre le relais d’Alexia, qui quitte Digitaleo pour un autre projet

Chez Digitaleo, l’office manager a pour responsabilité de veiller au bon fonctionnement du bâtiment, de faire le lien entre les différentes entités présentes à La Fabrique et d’animer le collectif.

Une énergie significative, une très bonne rigueur, la prise d’initiatives et un bon relationnel seront tes atouts pour t’épanouir dans ce poste.

**Tes missions au quotidien**:

- Être le/la référent.e du bâtiment **La Fabrique** et en assurer la **bonne tenue** : accueil visiteurs, intendance, entretien, organisation du fonctionnement quotidien ;
- Gérer les** services généraux** : prestataires et fournisseurs (maintenance, nettoyage, sécurité), approvisionnement (fournitures, consommables, etc.) ;
- Gérer les **déplacements professionnels** des collaborateurs : transports, hébergements ;
- Organiser des **événements**: séminaires d’entreprise ou d’équipes, arbre de noël, soirées collaborateurs ;
- **Animer le collectif** : afterworks, défis internes, restauration (food trucks), activités sportives
- Organiser la **logistique des événements externes **(salons, petit déjeuner clients, cadeaux clients de fin d’année), en collaboration avec l’équipe marketing.
- S’occuper de l’**informatique interne** : gestion du parc informatique (ordinateurs, téléphones, connecteurs, casques, etc.), préparation du matériel des nouveaux arrivants, mise à disposition d’outils de visio dans les salles, accès au bâtiment, support auprès des collaborateurs Digitaleo en cas de difficultés
- Être le/la **référent.e des collaborateurs et coworkers** : remontée des besoins, communication entre les structures, mise à disposition des ressources
- En cas d’absence ponctuelle de nos responsables événementiel, être le **relais** le jour J pour les **séminaires** (accueil des clients, support technique, dressage des pauses café, etc.)

Dans ce rôle d’office manager, tu sauras trouver la juste posture afin de répondre aux besoins des collaborateurs et aux attentes de la Direction de l’entreprise. Tu auras le sens du détail afin d‘offrir aux occupants de La Fabrique une belle qualité de vie au travail.

**Grâce à tes précédentes expériences, tu sais**:

- piloter et faire avancer différents sujets en parallèle
- donner de la visibilité à tes interlocuteurs internes sur l’avancée des sujets et les solliciter lorsque tu as besoin d’eux (information, validation)
- prendre des initiatives afin de solutionner les problématiques rencontrées au quotidien
- faire le lien avec les prestataires courants (chauffagiste, entreprise de nettoyage, électricien, plombier, etc.)
- suivre un process établi pour préparer du matériel informatique et résoudre les soucis d’usage (utilisation casques, visio, etc.)

**Pour t’aider à te projeter, on te partage quelques sujets du quotidien de notre OM**:

- prendre le relais sur l’organisation du séminaire d’été
- préparer les PC des nouveaux collaborateurs qui nous rejoindront en septembre
- mettre en place un abri vélo sécurisé
- prêter main forte aux responsables événementiel La Fabrique en cas de besoin
- gérer la logistique de notre participation au salon professionnel “Les Big Boss

**En nous rejoignant, tu auras la chance de faire équipe avec**:

- Pauline, ta future manager, chez Digitaleo depuis 5 ans avec toujours le même enthousiasme qu’au début, qui saura t’accompagner dans tes sujets
- Thibaut, qui t’accompagnera sur les sujets d’informatique interne
- la Marketeam, très créative, qui fera appel à toi pour les aspects logistiques de leurs projets
- Peggy et Anaïs qui pilotent l’activité séminaire d’entreprises externes à La Fabrique

**Ce qu’on attend de toi pour les premières semaines:
**J+15** : rencontrer tous les services de Digitaleo et les collaborateurs

**M+1** : prendre en main les sujets courants

**M+3** : avoir proposé quelques évolutions de l’existant

**M+6** : être reconnu.e en interne c