Assistant Opérations Construction, Aménagement

Description du poste

Depuis plus de 60 ans, inCité construit et gère un patrimoine de logements, commerces et activités tertiaires. La Société d’Économie Mixte a également développé une expertise reconnue en renouvellement urbain et en centres anciens, elle a su évoluer pour s’adapter aux orientations des politiques publiques tout en conjuguant intérêt général et obligation de résultat. Forte de ces savoir-faire et de son ADN, inCité fonde sa croissance sur un socle de valeurs - humanité, dialogue, transparence et intérêt général et fédère une équipe de professionnels aux compétences pluridisciplinaires.

Basée à Bordeaux, nous recherchons un (e) **Assistant-e d’Opérations (F/H)**

**Missions principales**:
Afin de participer aux missions d’entretien, de construction et d’aménagement des opérations d’inCité, vous assurez, au sein d’une équipe, l’assistance opérationnelle durant toutes les phases de la réalisation des opérations (entretien, opération de construction, réhabilitation et aménagement), ainsi que l’établissement et le suivi de contrats dans le respect des règles de passation des marchés de la société.

A ce titre, vous assurer les missions suivantes, sans que cette liste soit limitative:

- **Assurer le suivi administratif, technique et financier des opérations durant toutes leurs phases***:

- Assurer le secrétariat (agenda, courrier, comptes-rendus, gestion des appels, gestion des déplacements ) des responsables d’opérations
- Effectuer un suivi de l’état d’avancement des opérations et effectuer les relances nécessaires en interne ou externe (échéances, informations à compléter...)
- Assurer l’interface avec les clients et partenaires sur l’opération
- Suivre les appels d’offres lancés, selon les exigences de la commande publique, par le service : établissement des pièces administratives du DCE, mise en ligne sur la plateforme, ouverture des plis, préparation des PV des CAO
- Suivi de la bonne exécution des marchés : vérifications administratives et juridiques, préparation et notifications de tout élément contractuel, actes de sous-traitante, PV de réception, etc
- Participer au montage du PC, permis de démolition ou de tout document nécessaire à la réalisation de l’opération
- Mise à jour autant que de besoin des logiciels de suivi comptable et opérationnel, tableaux de bord et reporting
- Suivre les dossiers d’assurances
- Préparer les dossiers de présentation aux comités d’investissements et/ou d’engagements
- Assurer la transmission des informations interservices : aménagement, maitrise d’ouvrage, commercialisation, patrimoine, comptabilité, etc
- Assurer le suivi de la veille juridique fournie par nos prestataires conseils
- Assurer des visites de sites (Diagnostics, état des lieux interventions ponctuelles,)
- Apporter assistance à la gestion des concessionnaires et prestataires
- Assurer l’information aux locataires ou service interne d’incite
- Suivre les réclamations pendant l’année de parfait achèvement (relance des entreprises, suivi des locataires )
- Suivre les déclarations d’achèvement, établir les déclarations d’impôts (H1/H2/CBD)
- Préparer les dossiers de mise en location
- Archiver les éléments nécessaires dans le système informatique pour permettre une bonne passation d’information au service du patrimoine
- **Missions de gestion financière**
- Assurer la gestion et le suivi financier des marchés (Paiement, factures, impayés ) en collaboration avec les responsables d’opération et les services financiers
- Assurer le suivi des commandes de travaux supplémentaires - avenants
- Assurer les relances des factures et règlements à toutes les étapes de l’opération
- Vérifier les DGD et les GPA
- Assurer un suivi sur les logiciels dédiés
- Assister les responsables d’opérations dans la gestion des demandes de subventions (création, suivi et déblocage des fonds)
- Compléter les tableaux de bords transversaux
- Participer à l’établissement des dossiers de financement (Etat, Bordeaux Métropole...)
- Préparer les demandes d’acompte de ces dossiers
- Demander et suivre les dossiers de vente de CEE, de dégrèvement TFPB, ou autres.
- **Assurer le suivi administratif, technique et financier des contrats**
- Effectuer un suivi de l’état d’avancement des contrats et effectuer les relances nécessaires en interne ou externe (échéances, informations à compléter...)
- Suivre les appels d’offres lancés par le service : établissement des pièces administratives du DCE, mise en ligne sur la plateforme, ouverture des plis, préparation des PV des CAO
- Constituer les dossiers marchés des contrats et suivre les marchés (sous-traitance, avenant, mise en place de pénalités )
- Entrer les données financières dans le module informatique
- Suivi de la bonne exécution des marchés : vérifications administratives