Secrétaire Administratif Et Logistique Polyvalent

**1. Définition de la fonction**:
Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches de coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités et d’accueil téléphonique.

**Profil de poste**
- Formation : Bac+2 ou 3 secrétariat / assistanat / gestion administrative et commerciale
- Expérience exigée, minimum 2 ans dans un poste de secrétariat ou d’assistante de coordination

**Compétences requises**:

- Savoir et savoir-faire :_
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel )
- Maîtrise des outils collaboratifs (Office365 )
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Capacité de gestion administrative, logistique
- Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques
- Accueil téléphonique (appels entrants et sortants) et gestion des inscriptions
- Savoir être :_
- Réactivité
- Polyvalence
- Discrétion
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Aisance relationnelle
- Adaptabilité

**Contraintes particulières**:

- Disponibilité
- Permis B obligatoire

**2. Activités**

**Actions dominantes**:assurer la logistique des actions**

**Concernant la programmation des ateliers en présentiel et en distanciel**
- Vous êtes en charge de l’accueil téléphonique, de l’information et la mobilisation/promotion du dispositif (appels entrants et sortants)
- Vous créez des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatique
- Vous gérez les impressions, et tirages de photocopies
- Vous élaborez les calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateurs
- Vous contactez les partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.) et les prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventions
- Vous faites de la saisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report)

**Dans le cadre du lancement des ateliers et suivi des ateliers en cours**
- Vous êtes en charge des appels entrants et sortants
- Vous préparez, les impressions et l’envoi des conventions d’interventions prestataires
- Vous transmettez les informations logistique ateliers aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs)
- Vous préparez les dossiers animateurs et coordonnateurs (documents, livrets pédagogiques )
- Vous mettez à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatique
- Vous saisissez et faites des extractions de données : questionnaires d’évaluation, assiduité, etc.
- Vous contactez les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projets
- Vous traitez les dossiers retournés par les animateurs en fin de module
- Vous gérez les stocks de documents et supports pédagogiques, commandes

**Actions secondaires**
- Vous êtes en charge de l’accueil/l’émargement et l’assistance aux coordonnateurs lors d’évènements de promotion du dispositif
- Vous participez aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquelles vous êtes mandaté
- Vous pourrez être sollicité(e) pour intervenir afin de présenter le programme aux participants et partenaires locaux.

**3. Divers**
- CDI - période d’essai 3 mois renouvelable 1 fois
- CCN Mutualité - T1
- Salaire : 24 600€ bruts annuels pour un ETP
- Disponibilité du poste : mi-novembre 2024
- Déplacements ponctuels sur le département
- Horaires fixes / temps complet par semaine
- Poste basé sur l’antenne prévention de Besançon
- Avantages collectifs / Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail selon charte

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 23 460,00€ par an

Avantages:

- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 18/11/2024