Un Assistant Accueil

L’Université Catholique de l’Ouest (UCO) est un établissement d’enseignement supérieur privé catholique, acteur de référence de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Forte d’une tradition d’excellence académique, d’un réel ancrage territorial et d’un réseau international de partenaires, l’UCO offre un cadre idéal à ses 12 800 étudiants répartis sur 9 campus dans le grand ouest et outre-mer. Le site d’Angers est le site fondateur avec plus de 7 500 étudiants et 420 collaborateurs, enseignants-chercheurs et personnels administratifs et techniques.

L’UCO recrute pour sa composante angevine de la faculté de Sciences Humaines et Sociales:
**Un Assistant Accueil (H/F)**

L’assistant accueil assure l’accueil physique et téléphonique de la composante, informe et oriente les différents publics.

Il apporte un soutien administratif et logistique à la composante en fonction des besoins.

Par son action, il facilite la circulation des informations nécessaires au fonctionnement de la composante.

**Poste et Missions**

Rattaché(e) à la Directrice adjointe de la Faculté de SHS, vous aurez en charge:
**1/ Mission d’accueil/renseignements et orientation du public**
- Accueil physique et téléphonique des différents publics, apporter un premier niveau de réponse et/ou les orienter vers le bon interlocuteur,
- Disposer des éléments à jour (localisation des bureaux, évènements organisés ) pour orienter le public
- Gérer l’adresse mail de contact de la faculté,
- Identifier et gérer les casiers des enseignants et assistants
- Assurer la mise à jour et la diffusion de supports fonctionnel et signalétique des espaces (annuaire téléphonique, affiches bureaux )
- Remettre les documents ou pièces au public (carte de parking aux vacataires, carte d’étudiants )

**2/ Mission logistique et salles de cours**
- Gérer le courrier postal (/réception/distribution)
- Gérer les fournitures de bureau (stocks et commandes)
- Réaliser les demandes d’interventions de réparations auprès des services (Moyens généraux, DSI, CAVM) et en assurer le suivi,
- Tenir à disposition le matériel réservé par les intervenants et apporter son concours à leur mise en route
- Traiter les demandes de reprographie en lien avec le service concerné et sensibiliser à l’utilisation de la plateforme dédiée (ACCURIO)
- Gérer la régulation des salles de cours : affectation salle à chaque cours, réserver des salles auprès des autres facultés en cas de besoin
- Gérer les reports de cours en collaboration avec l’assistante de formation
- Afficher les plannings hebdomadaires

**Des missions complémentaires**:

- Réaliser les réservations liées aux hébergements/déplacements des intervenants, contrôler, affecter budgétairement, éditer les notes de frais et transmettre au Service Financier pour règlement
- Rédiger, à la demande, divers courriers, mailings, documents (inscriptions, rentrée, stages)
- Editions ponctuelles de conventions de stage et avenants éventuels, en renfort des assistants pédagogiques et lors de périodes identifiées (jurys notamment et stages hors période de rentrée),
- Diverses tâches de secrétariat (reporting d’indicateurs de suivi notamment pour le Directeur de la composante)
- Participer à la vie quotidienne de la faculté (remise des diplômes, Journées Portes Ouvertes, Testez l’université, etc.),

Coordonnée par la Directrice adjointe de la faculté, votre activité s’articule avec les assistantes de formation, les responsables pédagogiques et les enseignants permanents ou temporaires de la Faculté.

**Profil et qualités requises**

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau Bac à Bac+2 de type Bac Pro Secrétariat / Bac Pro Accueil et Relation-Clients usagers / BTS Assistant Manager et justifiez d’une première expérience réussie sur un poste administratif à **dominante Accueil**.

Vous êtes rigoureux(se), autonome et disposez de bonnes capacités d’organisation, de concentration et d’adaptation. Vous êtes également reconnu(e) pour vos très bonnes qualités relationnelles et le travail en équipe, votre discrétion et votre respect de la confidentialité. Dynamique et réactif(ve), vous êtes capable de gérer plusieurs tâches à la fois et de tenir les délais fixés.

Une bonne maîtrise d’Office 365 et plus particulièrement de Word et Excel est indispensable pour mener à bien vos missions.

Vous possédez des compétences rédactionnelles et orthographiques ainsi qu’une bonne maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral.

Une connaissance de l’enseignement supérieur constitue un véritable atout pour le poste.

**Conditions**

**Contrat **:CDI temps plein

**Lieu**: Angers

**Date d’embauche : au plus tôt**

**Contact**

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 1 721,00€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au tra