Assistant(E) de Direction

**Description du poste**

**Toccata en trois mots**:

- Expérience
- Entraide
- Innovation

Rejoindre Toccata, c'est pénétrer dans un univers où avoir des idées innovantes et être constamment à la recherche de nouvelles opportunités sont une seconde nature.

**C’est aussi**: être formé, évoluer rapidement dans un environnement de travail stimulant et intégrer des équipes soudées à forte valeur humaine.

Chez Toccata, nous croyons fermement que nos employés sont notre priorité et notre force. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail positif, où chacun est encouragé à atteindre son plein potentiel, à développer ses compétences et à réaliser ses objectifs professionnels. Nous valorisons et respectons notre équipe, car nous sommes conscients que c'est grâce à leur engagement, leur expertise et leur détermination que nous pouvons offrir des services de qualité à nos clients et rester compétitifs sur le marché. Nous sommes fiers de faire de Toccata un lieu de travail où les employés peuvent s'épanouir et contribuer à notre succès collectif.

Vous l’aurez compris, rejoindre Toccata, c’est vous donner les moyens de faire éclore votre potentiel.

Si vous pensez être compatible avec notre culture d’entreprise, n’hésitez pas à postuler

**Notre expertise**:
Toccata est une entreprise innovante et dynamique à l’esprit start-up en forte croissance, qui compte plus de 60 collaborateurs. Située à Sophia-Antipolis, nous sommes un CFA et un organisme de formation 100% digital spécialisé dans les métiers de l'aide à domicile et la petite enfance.

**Notre vocation **:apporter les compétences, certifications ou diplômes nécessaires afin de permettre une prise en charge des personnes de qualité, avec bienveillance et bientraitance.

Dans le cadre de notre développement, nous proposons un poste d'**Assistant de direction / Office Manager** en CDI.

**Les missions**:
**1. Gestion des ressources humaines**:

- Assister le service des ressources humaines dans la coordination des entretiens d'embauche, des arrivées et des départs.
- Participer à l'intégration des nouveaux employés en fournissant un soutien administratif et logistique.

**2. Gestion des installations**:

- Superviser la maintenance générale du bureau, y compris la gestion des prestataires de services (nettoyage, entretien, etc.).
- Veiller à ce que les locaux soient conformes aux normes de sécurité et de santé au travail.

**3. Coordination des projets**:

- Assister dans la coordination et le suivi des projets en cours, en collaborant avec les différentes équipes et départements.
- Compiler et analyser des données pour aider à la prise de décision et à la résolution des problèmes.
- Participation à l'organisation d'évènements professionnels internes ou externes.

**4. Assistance administrative**:

- Gérer l'agenda et les rendez-vous, planifier les réunions et organiser les évènements et déplacements professionnels.
- Traiter le courrier électronique, trier les documents et préparer les rapports, les présentations et les documents administratifs.

**5. Gestion administrative**:

- Assurer la gestion quotidienne du bureau, y compris l'accueil des visiteurs, la gestion du courrier et des appels téléphoniques pour la Direction.
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes, y compris la réservation de salles de réunion et la préparation de documents.

**Qui recherchons-nous ?**

Nous cherchons une personne dynamique, rigoureuse et organisé(e) qui fait preuve d’autonomie, de proactivité et d’une grande rigueur et qui a un vif attrait pour l’innovation, le digital et l’humain.

**Hard Skills**:

- **Maîtrise des logiciels bureautiques**: dans cet emploi, il est indispensable d’être à l'aise avec les outils informatiques couramment utilisés, tels que les logiciels de traitement de texte, les tableurs et les bases de données. Généralement, il s’agit de la suite Office Microsoft avec Word, Excel, PowerPoint, Canva
- **Excellent niveau de français** : l'Office Manager se doit d'être excellent en français à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs dans les bureaux ).

**Soft Skills**:

- **Organisation**: la fonction d’Office Manager est pleine de missions, il est primordial de pouvoir toutes les gérer et de surtout ne pas en oublier.
- **Sens de la confidentialité **:ce poste demande de la discrétion face aux informations sensibles auxquelles l'Office Manager aura accès.
- **Polyvalence** : les missions confiées sont variées, l’Office Manager doit pouvoir passer d’une mission à une autre.
- **Aisance relationnelle et sens de la communication **: c'est un emploi qui demande de nombreux échanges avec des interlocuteurs de tous niveaux. Il est donc impor