Assistant de Direction Solaire

**Qui sommes-nous ?**

Q ENERGY France est un acteur majeur du marché des énergies renouvelables en France avec plus de 25 ans d'expérience dans le développement, la construction et l'exploitation de projets éoliens et photovoltaïques. Nous comptons plus de 200 employés et 7 agences régionales ainsi qu'un siège social basé à Avignon. Rejoignez-nous dans cette aventure passionnante et contribuez à faire une différence durable pour notre planète.

Q ENERGY est la société européenne d'énergie verte à 360°. Avec plus de 500 employé.e.s, nous développons, construisons et gérons des actifs d'énergie renouvelable sur l'ensemble de la chaîne de valeur des projets à grande échelle - du solaire à l'éolien terrestre et offshore, en passant par le stockage d'énergie et les centrales hybrides. Avec un pipeline de plus de 16 GW, nous comptons parmi les leaders des énergies renouvelables en Europe. Nous sommes toujours à la recherche de talents souhaitant nous rejoindre pour contribuer à un monde durable alimenté par l'énergie verte.

Rattaché.e à la Directrice Solaire, vous assurez l’assistanat de la Direction Solaire, assurez la coordination des plannings et coûts de la Business Unit (BU), collecte des données régionales et mise en forme du reporting.

**Vos missions**:

- Organisation des déplacements, voyages
- Gestion de l’agenda de la Directrice Solaire
- Organisation de réunions dans les locaux ou en externe
- Rédaction de comptes-rendus des réunions de la Business Unit (BU) solaire
- Participer à l’élaboration du budget de la BU solaire avec la Directrice et le coordinateur coûts planning
- Identifications des demandes d’achat (DA), bons de commande (BC) et facturations, relatifs aux projets
- Participation au contrôle et à l’approbation des dépenses de la BU solaire, travail avec les services comptables pour la réallocation des coûts imputés sur des postes erronés ;
- Suivi des DevEx
- Collecte des données de reporting des équipes régionales et mise en forme du reporting BU et groupe
- Vérification que l’imputation des temps effectuée par les membres de la BU soit correctement remontée et allouée en lien avec les services comptables
- Implémentation des projets sur la plateforme AERO mise en place par les gestionnaires de réseau (ENEDIS / RTE) chaque trimestre
- Préparation des reportings Groupe (Regional et monthly), relecture du reporting bi-weekly, sur la base des données de reporting et en lien avec la Directrice Solaire et le coordinateur coûts, planning
- Création et suivi des projets et des Internal Order (et IO changement de phase) au sein de notre système informatique de gestion de projet
- Mise à jour des chaînes d’approbation à chaque modification / création d’IO et/ou changement de responsable
- Mise à jour de l’équipe projet sur Q grid lors de la création du projet
- Communication hebdomadaire des changements d’IO à la finance
- Suivi des démarches administratives liées au développement : passages de phases, créations et gestion des répertoires d’archivages associés
- Liaisons avec les agences et assistantes d’agences, partage des bonnes pratiques et collecte des problématiques rencontrées en vue de trouver des améliorations
- Collecter et transmettre aux entités concernées, les bugs applicatifs rencontrés par les équipes (Q Grid, Timesheet, Purchase,)
- Secrétariat général, courriers, scan, reprographie, fax, archivage
- Coordination des besoins en fourniture dont les cartes de visites
- Faciliter les services généraux des équipes projet (véhicules de fonction, aller-retour à la gare )

**Ponctuellement, Assistanat des Equipes Projets Solaires des Agences**:

- Traitement des données propriétaires / exploitants/ parcelles
- Obtention des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc.
- Mise en place d’une base de données foncière
- Mise à jour de la base de données : saisie des matrices et des actes
- Rédaction et envoi des promesses et autres documents relatifs à la maîtrise du foncier
- Obtention des cartes pour demande de servitudes
- Gestion des demandes de levées de servitudes et suivi
- Assistance pour la préparation, le montage, la reprographie et le dépôt des dossiers:

- Permis de construire / Autorisation Environnementale / demande de défrichement / dossier dérogation
- Appels d’offres, consultations, mises en concurrence, appels à projet
- Suivi des workflows internes
- Suivi des boucles de validation,
- Autres demandes administratives,
- Archivage et classement des dossiers
- Identification des huissiers compétents, consultation et commandes des missions de constat
- Organisation de la vérification des affichages en mairies et sur sites, avant les constats
- Obtention des constats
- Assistance au reporting de l’activité mensuelle
- Due diligence administrative avant lancement de la phase de financement (vérification des dates de validité des documents, complétude des dossiers,)
- Archivages et classements des dossiers projets
- Constitution et mise à jour des mailings list