Secrétaire Médicale Référente

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire médicale référente

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

IDENTIFICATION DU POSTE:

- Lieu d'activité : Secrétariats médicaux du pôle Ville-Hôpital sur les sites de Trévenans, Belfort et Montbéliard
- Spécificité du poste : Assurer le management quotidien de proximité des secrétariats médicaux du Pôle Ville Hôpital en lien avec la coordinatrice du Pôle
- Grade / fonction : Assistante Médico-Administrative (AMA)
- Quotité de travail : 50% sur des missions de secrétaire référente / 50% sur des missions de secrétaire médicale.
- Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : la coordinatrice des secrétariats médicaux du pôle, B Capelle / Niveau 2 : la cadre supérieure du pôle, A Rahm
- Responsabilité fonctionnelle : Le chef de pôle, les chefs de services et d'unités
- Relations fonctionnelles : Coordinatrice des secrétariats médicaux, cadre supérieure du pôle, cadres de santé, équipes médicales, les autres secrétariats, équipes soignantes, le personnel du bureau des entrées

CONDITIONS DE TRAVAIL:

- Horaires : Selon cycles de travail définis dans le référentiel RH.
- Contraintes organisationnelles et relationnelles:
Très bonnes connaissances du métier de secrétaire médicale
Très bonnes connaissances des procédures en vigueur dans le Pôle
Déplacements inter-sites
Poste avec charge mentale importante.
Présence quotidienne d'au moins 2 secrétaires référentes dans le pôle
- Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, téléphone, terminologie médicale, copieurs,

fax, plannings, fichiers, logiciels spécifiques à l'HNFC

DIPLOMES et PRE-REQUIS:

- Connaissance de l'environnement médical
- Connaissance et expérience du métier de secrétaire médicale

FONCTIONS/MISSIONS de secrétaire référente à 50%:

- Contribuer à l'organisation et au pilotage des activités des secrétariats médicaux de consultation FME, chirurgie, médecine-anesthésie, du CRAP, d'HDJ, de la PASS ou du service social avec une polyvalence dans tous les secteurs, en lien avec la coordinatrice du Pôle.
- Animer les équipes en veillant à l'efficacité et la qualité du travail réalisé, en adéquation avec l'activité médicale et en lien avec la coordinatrice du pôle
- Etablir des plans d'actions en évaluant la charge de travail en fonction de l'activité médicale
- Assurer l'évaluation des connaissances et leur mise à jour.

Gestion des risques et de la qualité:

- Garantir l'identito-vigilance (INSi, Evoluance), le bon accueil physique et téléphonique des patients, la confidentialité et le respect absolu du secret médical dans tous les postes administratifs du pôle.
- Suivre les indicateurs institutionnels : Cisco (taux de décrochés), e-sirius (gestion du flux des patients), DICT, LIFEN, activités en télétravail et proposer des axes d'amélioration.
- Recueillir les faits marquants et les faire remonter à l'encadrement.

Gestion ressources humaines:

- Elaboration des plannings de travail et des congés annuels des secrétaires du Pôle
- Gérer l'absentéisme, les congés annuels, les conflits, les formations en concertation avec la coordinatrice
- Contribuer à l'organisation et à l'animation des réunions de service ou de flash-infos.
- Encadrer et évaluer les nouveaux agents, les stagiaires, les agents en reconversion professionnelle : adaptation à l'emploi (objectifs à atteindre, EPP, bilan sur les attendus de la profession)
- Contribuer à l'élaboration ou mise à jour des profils de poste en lien avec la coordinatrice.
- Organiser les entretiens professionnels annuels et les évaluations de fin de contrat.

Missions transversales:

- Rencontres hebdomadaires avec la coordinatrice du pôle
- Contribuer à l'élaboration de procédures / fiches d'informations et leur mise à jour / EPP.
- Assurer la gestion des secrétariats médicaux du secteur concerné en l'absence d'une des référentes.
- Recenser les besoins pour le PEH
- Gérer les besoins en reprographie (gestion du stock, commande) et en papeterie (Co-Pilote)

FONCTIONS/MISSIONS de secrétaire médicale à 50%
- Assurer des missions de secrétaire médicale dans les secrétariats médicaux du pôle telles qu'elles sont décrites dans les fiches de poste:

- Secrétaire aux consultations externes du Pôle Ville Hôpital (Médecine, Chirurgie ou FME)
- Secrétaire au Centre de Réception des Appels Patients
- Secrétaire d'accueil et de programmation en Hôpital de Jour - Médecine

La secrétaire médicale référente disposera d'un bureau partagé avec les 2 autres secrétaires référentes pour les missions d'encadrement à 50% (1er étage du site de Trévenans) et disposera d'un poste informatique dans les secteurs concernés pour les missions de secrétaire médicale à 50%, à savoir:

- 1 poste aux guichets en consultation de Médecine-Anesthésie et 1 poste au secrétariat en Hôpital de jour
- 1 poste aux guichets en consultation FME et 1 poste au Centre de Réception des Appels Patients du Techn'Hom
- 1 poste aux guichets en consultation de Chirurgie.

SAVOIR:
1. Avoir l'expér