Secrétaire Administratif Polyvalente

**DESCRIPTION DE POSTE**

**Secrétaire Administratif (ve) Polyvalent(e)**

**Missions**:
**Accueil**:

- Accueil téléphonique et physique (réception des visiteurs, du courrier, des colis )
- Recueillir un maximum d’informations, essayer de renseigner l’interlocuteur dans la mesure du possible puis transmettre à la personne concernée si nécessaire
- Tenir un cahier répertoriant les appels et consignes à transmettre aux personnes absentes

**Secrétariat**:

- Elaborer les tarifs clients
- Diffuser les tarifs et le catalogue pour l’année en cours, par mail ou courrier (par le biais d’un mailing )
- Organiser les envois de collections, échantillons préparer les colis à expédier (emballage et étiquetage)
- Mettre à jour les différents documents commerciaux (courriers, devis)
- Mettre à jour la base de données utilisée quotidiennement:

- Créer les codes articles
- Rédiger les descriptifs des produits
- Enregistrer les nouveaux clients ou fournisseurs
- Rédiger les devis selon le protocole établi (courrier et proposition de prix)
- Classer les devis clients et prospects
- Relancer les devis, informer, conseiller et assister les clients
- Diffuser l’état des stock et les visuels des produits
- Enregistrer les commandes et les factures fournisseurs, assurer le suivi
- Rédiger les bons de travail pour l’atelier (transmettre les outillages )
- Suivre les plannings de production
- Contrôler la conformité de la marchandise produite
- Editer les bons de livraison, les étiquettes d’expédition
- Savoir gérer un dispatching de livraison (publipostage )
- Gérer l’organisation des transports et suivre les livraisons sur les sites des transporteurs
- Classer et archiver les dossiers clients
- Communiquer avec l’ensemble des collaborateurs (informer sur les réceptions de marchandises )
- Assister aux réunions d’informations

**Divers**:

- Affranchir le courrier
- Envoi colis

**COMPETENCES**
- Maitriser l’expression orale et écrite, aisance rédactionnelle
- Maitriser Word (traitement de textes) et Excel (tableur)
- Savoir utiliser les outils de bureautique et informatique (messagerie, logiciel de gestion commerciale )
- Connaissance technique des produits (formation interne)

**APTITUDES REQUISES**
- Rigueur et persévérance dans l’exécution des tâches confiées
- Dynamisme, réactivité et prise d’initiatives
- Ecoute et respect des différents interlocuteurs
- Autonomie
- Savoir-faire relationnel
- Comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes
- Polyvalence
- Capacité d’adaptation rapide et variée à des tâches diversifiées
- Esprit de synthèse
- Savoir travailler en équipe
- Capacité à travailler dans l’urgence
- Disponibilité
- Sens de l’entreprise : confidentialité des informations traitées
- Organiser son travail et gérer les priorités

Type d'emploi : CDI

Salaire : 2 000,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel