Assistant-e de Service

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant-e de service

**Nature de l'emploi**:
CDD

**Temps de travail**:
Temps complet

**Rémunération (brut mensuel)**:
1701-2000 €

**Description du service**:
DGERI - Développement Économique Responsable, Emploi, Innovation, Europe, International

Direction de l’Économie et de l'Emploi Responsable

**Description de la mission**:
En tant qu'Assistant-e de service vos missions seront:
**Secrétariat du service**:

- Accueil téléphonique et physique de la direction.
- Gestion d’agendas, gestion des représentations en lien avec l’assistante de direction, organisation et préparation matérielle des rendez-vous et réunions.
- Organisation des déplacements et préparation des demandes de remboursement des déplacements en lien avec les RH.
- Préparation des ODJ et CR des réunions et et participation aux réunions.
- Planification des entretiens professionnels.
- Mise en forme, relecture et suivi du circuit de signature des notes, courriers, délibérations, rapports de subventions.
- Accueil des nouveaux arrivants (préparation de dossier d’accueil, logistique, informatique ).

**Gestion du flux documentaire**:

- Mise à jour et coordination de l’information du service, respect des délais de transmission des documents, rappel des informations importantes et délais à respecter pour l'instruction en lien avec l’assistante de direction.
- Ventilation des demandes boite « Présidence communauté », du courrier (postal et électronique) et des notes (référente courrier).
- Suivi avec le chargé de mission concerné des demandes des élus, de la DGA, du directeur.

**Gestion des sujets transversaux du service**:

- Coordination des délibérations et rapports subventions pour chaque instance délibérative : inventaire des dossiers, collecte, mise à la validation chef de service et directeur, envoi à la cellule de gestion.
- Mise à jour du tableau des actus.
- Consolidation de la frise des événements.
- Consolidation du rapport annuel d’activité.
- Suivi des bons de commande lors des prestations.
- Validation des facturations.

**Participation au collectif des assistantes de la direction**:

- Organisation de l’espace partagé du réseau D2E.
- Élaboration de procédures partagées.
- Contribution à l’organisation de la présence des assistantes pour assurer la continuité de service.
- Fusion des bases de contacts.

**Activités spécifiques du poste**:

- Mise à jour et gestion de la base de contacts plateforme RSE- Groupes de travail.
- Appui logistique à l’organisation des évènements organisés par Nantes métropole (dont le Grand RDV des engagées, Rencontres territoriales).
- Gestion administrative pour assurer la préparation et le bon déroulement des manifestations (choix et démarches pour trouver un lieu adéquat, logistique, signalétique, hébergement, restauration, envoi des invitations et suivi des participants, mise à jour des fichiers ).
- Appui logistique à l'animation du réseau des ambassadeurs (back office structurant) : gestion du fichiers des ambassadeurs (500 à terme)
- parcours compétences, organisation des meet up,.)

**Profil (Compétences)**:
De formation dans le domaine du secrétariat ou possédant une expérience significative à un même poste, votre profil nous intéresse

Vous maîtrisez l'utilisation des outils informatiques classique et vous connaissez les techniques de classement : technique de gestion documentaire.

Réactif-ve, dynamique, polyvalent-e et organisé-e, envoyez nous votre CV

**Localisation du poste**:
**Lieu d'exercice des fonctions**:
Nantes

**Contacts et informations complémentaires**:
**Besoin d'informations sur le poste ?**:
Karine Gingreau : 02 40 99 31 59
Responsable service Économie en Transition