Chargé de Scolarité

La Faculté de Droit, sur le site d'Issy-les-Moulineaux, recrute un Chargé de scolarité (H/F) en Contrat à Durée déterminée (5 mois) dans le cadre d'un remplacement.

**Missions**:
**Accompagnement des étudiants**
- Assurer le suivi et la gestion des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service de scolarité. Le cas échéant, relancer les enseignants et les intervenants.
- Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.
- Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, processus d'inscription, etc.).
- Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
- Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants (réunion des délégués, bilan de promos, consultation de copies, réunion parent etc.).

**Gestion des examens**
- Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages, en lien avec le responsable de scolarité, le service des examens ou le responsable pédagogique.
- Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
- Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
- Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.

**Gestion de la scolarité/programmes**
- Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
- Créer et affecter les enseignants aux cours.
- Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications. Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
- Gérer les modifications et évolution des choix.
- Affecter les étudiants à leur filière.
- Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
- Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
- Participer au paramétrage du système ERP.
- Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP.
- Veiller à saisir correctement les données au sein des systèmes ERP ou à supprimer toutes données erronées.
- Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
- Encoder les notes d'examen.

**Assurer la gestion logistique de la scolarité**
- Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux.

**Assurer la gestion administrative de la scolarité**
- Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.
- Créer les emplois du temps et les saisir dans l’outil dédié pour la réservation des salles dans le respect des contraintes pédagogiques.
- Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants.
- Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son responsable hiérarchique selon une fréquence définie avec celui-ci.
- Participer au partage d’informations pour une bonne coordination avec les membres de l’équipe.
- Repérer et alerter le responsable pédagogique et/ou les interlocuteurs concernés de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
- Appliquer les procédures liées à la scolarité dans le respect du règlement de scolarité.
- Représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).
- Participer à des réunions organisées à l’échelle du service ou de l’entité.

**Compétences et qualités requises**
- Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente
- Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
- Maîtrise des techniques de secrétariat. Maîtrise du Pack Office.
- Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
- Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 5 mois

Rémunération : 26 000,00€ à 28 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 04/11/2024