Secrétaire Médicale

Mission générale
Dans le respect du Guide des Bonnes Pratiques la secrétaire assure la gestion du secrétariat médical et participe, dans son champ de compétences, à la gestion administrative de l’unité du CECOS.

Missions permanentes
- Planifier des RV des patients sur ORBIS
- Traiter les courriers, les dossiers & documents médicaux
- Envoyer les résultats
- Communiquer et transmettre les informations aux médecins et personnel non médical
- Saisir et mettre en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
- Constituer les dossiers médicaux
- Archiver des dossiers médicaux
- Participer à la gestion des paillettes, des consentements
- Préparer des réunions multidisciplinaires, staffs
- Saisir les comptes rendus de réunions
- Participation à la gestion des dons de gamètes
- Participation à la gestion de la banque de donneurs
- Saisir l’activité des consultations des médecins de l’unité CECOS (GILDA)

Missions spécifiques
- Responsabilité d’équipement (informatique, matériel de bureau )

Missions ponctuelles
- Dépôt et reprise du courrier chez le vaguemestre
- Réaliser la commande bimensuelle de la papeterie
- Accueil physique et téléphonique
- Gérer et afficher le planning des médecins (MEDTIME)
- Assurer la gestion de l’activité universitaire (réception, classement et archivage des revues, mise à jour de la bibliographie)
- Editer les rapports d’activités annuels (Agence de Biomédecine)
- COMPETENCES
Savoir-faire requis

**- Utiliser les outils informatiques**: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Connaissance du vocabulaire médical & du milieu hospitalier
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Renseigner ses interlocuteurs
- S’exprimer clairement et avec professionnalisme vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- S’adapter aux situations conflictuelles
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Utiliser internet et intranet pour communiquer avec les divers interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Organiser la documentation & l’archivage.
- Diffusion de l’information en rapport avec la mise en place de réunions de service(s) et élaboration de Comptes rendus.

**- Notion de logiciel institutionnel**: GILDA, ORBIS, MEDIWEB, iPOP, KALILAB, MEDIFIRST
- Transférer un savoir-faire
Connaissances associées

**Connaissances détaillées**:

- Lois de Bioéthique et déontologie
- Internet et intranet
- Courrier, Outlook

**Connaissances approfondies**:

- Bureautique
- Vocabulaire médical
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
- Techniques d’accueil téléphonique
- Techniques de communication

**- Réglementation**: Droit du patient

QUALITES REQUISES
- Conscience & discrétion professionnelle.
- Rigueur et méthode
- Sens de l’organisation
- Esprit d’équipe & sens des relations humaines
- Esprit d’initiative & de discernement
- Bonne connaissance du milieu hospitalier
- Capacité d’adaptation (mode dégradée notamment si une secrétaire) et de réactivité.
- Curiosité intellectuelle
- Sens du service public

PREREQUIS
Bac science médico-sociale et diplôme secrétariat médico-sociale
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

EXPERIENCE CONSEILLEE
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil )

EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

**Evolutions professionnelles vers d’autres métiers**:

- Secrétaire Médicale classe exceptionnelle
- Adjoint des cadres hospitaliers

**Passerelles courtes**:

- Technicien de l’information médicale
- Archiviste

**Passerelles longues**:

- Responsable des secrétariats médicaux

Hôpital Jean-Verdier
L’hôpital universitaire Jean-Verdier est un hôpital de l’AP-HP situé à Bondy, en Seine-Saint-Denis (93). Il exerce une triple mission de soins, de recherche et d’enseignement.

Il offre une prise en charge experte de la femme et de l’enfant avec une maternité de niveau 2B, un service de néonatologie et une unité d’hospitalisation pour les grossesses à haut risque.

L’hôpital est doté d’un centre d’Assistance Médicale à la Procréation (AMP) à rayonnement européen, d’un CECOS et de consultations de préservation de la fertilité.

Le service de pédiatrie propose hospitalisation conventionnelle, hospitalisation de jour, de nombreuses consultations dédiées aux enfants et adolescents, une unité spéciale adolescents ainsi que l’UNIDEP (autisme) et l’UFITAA (troubles du comportement alimentaire).

Cet hôpital, ouvert sur la ville, propose 23 consultations médicales spécialisées pour adultes et un plateau technique performant.

Des services d’urgences adultes, enfants, gynécologiques et obstétricales ainsi qu’une Unité Médico Judiciaire sont égalemen