Assistante de Direction

**_Leader dans le domaine de la couverture complémentaire maladie du secteur hospitalier public, la Mutuelle Nationale des Hospitaliers et des professionnels de la santé et du social recherche tout au long de l'année de nouvelles compétences, prêtes à relever de nouveaux défis _**

Rattaché(é) à la Direction Générale Adjointe et à la direction Marketing, vos principales missions consisteront à:
**Préparer et faciliter l'instruction des dossiers confiés au(x) responsable(s) ou directeur**:

- Assurer une veille des informations utiles dans le cadre de ces dossiers en utilisant les sources existantes (documentation, internet...), les synthétiser à l'attention de sa hiérarchie et mettre à jour les informations recueillies.
- Faire circuler les informations utiles auprès des membres de l'équipe et coordonner le recueil d'informations, de données, auprès de différents services de l'entreprise.
- Contrôler le respect des échéances définies par la hiérarchie pour les différents dossiers suivis. Prendre des rendez-vous et gérer l'agenda d'un ou de responsable(s) / directeur.
- Organiser la logistique des déplacements dans l'optique d'optimiser leur temps.

**Elaborer et rédiger les documents**:

- Participer à la conception et à la mise en forme, de courriers, de comptes rendus de réunions, et de supports en fonction des objectifs définis par son/ses directeurs.
- Organiser des mailings et assurer leur envoi.
- Assurer la mise à jour et l'évolution des tableaux de bord et outils d'évaluation nécessaires au bon fonctionnement de l'activité et exploiter les statistiques.

**Participer à l'élaboration et au suivi de la mise en œuvre du budget**:

- Renseigner les indicateurs permettant à sa hiérarchie d'établir les prévisions budgétaires de l'activité.
- Vérifier les demandes d'achat au regard de ces prévisions, effectuer les commandes dans le but d'engager, suivre la facturation et analyser les écarts.
- Elaborer des documents de suivi des réalisations budgétaires.

**Mettre en forme et tenir à jour les plannings du ou des directeur(s)/ responsable(s) et des équipes.**

**Organiser le classement et l'archivage afin de faciliter la consultation de la documentation et des dossiers suivis.**

**Assurer les tâches administratives liées à l'activité des directions**:

- Coordonner les arrivées et départs des collaborateurs, et organiser leur parcours d'intégration.
- Gérer les fournitures et l'équipement des collaborateurs au regard des budget alloués.
- Organiser les moments de vie d'équipe (séminaires...).

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Missions spécifiques - Direction Générale Adjointe_**
- Préparer les reportings et tableaux de bord à destination du Comex, du Codg, des administrateurs et des instances de gouvernance politique.
- Préparer les dossiers et supports de présentation à destination du Comex, du Codg, des administrateurs, des instances de gouvernance politique, des partenaires.
- Aider à la préparation et constitution des dossiers confidentiels.

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Missions spécifiques - Direction Marketing_**
- Préparer et aider à l'instruction des dossiers de nouveaux produits en lien avec le pôle marché.
- Contribuer à la veille marketing (recherche d'infos sur internet, réalisation de documents, relecture).
- Organiser le suivi budgétaire de la Direction Marketing (pédagogie et accompagnement des équipes), conformément aux instructions du Contrôle gestion et de la comptabilité.

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Profil recherché_**_ :_**

Vous êtes issu(e) d'une formation supérieure (Bac+2) de type BTS Assistant de Manager, BTS Assistant de gestion PME- PMI, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations.

Vous justifiez d'une expérience professionnelle de 5 à 10 ans minimum sur un poste d'Assistante de direction.

Dynamique et polyvalent, vous êtes force de proposition et vous faites preuve d'une grande autonomie.

Vous êtes doté(e) d'un très bon sens du relationnel et du service client, tout en faisant preuve de discrétion.

Vous êtes organisé(e), et vous avez des capacités rédactionnelles et une aisance à l'oral.