Assistant(E) de Site

Informations générales

ASSISTANT(E) DE SITE H/F
- Pour un site rattaché à notre segment Ministères et Institutions, nous recherchons un(e) Assistant(e) de site H/F au sein d'un Etablissement Pénitentiaire à Lutterbach (68).LUTTERBACH (68)

CDI

Temps Complet

**VOTRE QUOTIDIEN CHEZ NOUS**:

- VOTRE QUOTIDIEN CHEZ NOUS:

- Vous allez intégrer l'Equipe du Centre de détention de Lutterbach en qualité d'Assistant(e) de site (H/F).
- Assister le Directeur de Site et son équipe d’encadrement dans la mise en œuvre de leurs missions et dans le respect des règles contractuelles et professionnelles applicables au métier et des systèmes qualité en vigueur.
- MISSIONS
- Assurer le secrétariat de direction:
- assure la rédaction et la présentation des documents confiés par le Directeur de Site
- assure l’accueil physique et téléphonique du site pour les personnes extérieures et contribue à la bonne communication entre les différents services
- assiste le Directeur de Site aux réunions internes et client et rédige les comptes-rendus
- apporte un support logistique et administratif sur les divers projets du site
- suit le parc informatique et assure la transmission des Fiches de Demandes Equipements Informatiques (FDEI)
- centralise les commandes de fournitures de bureau
- collecte et compile l’ensemble des données du site dans le strict respect de la confidentialité

Assurer un relai Ressources Humaines entre le siège et les salariés du site:
- établit et transmet les demandes de contrat dans le respect du process RH
- constitue les dossiers d’embauche, transmet les documents administratifs au service Paie et s’assure de leur bon suivi administratif
- assure le lien avec la Médecine du Travail et suit la programmation des visites médicales
- renseigne les Bordereaux d’Eléments Variables, les transmet au service paie et vérifie leur traitement sur les bulletins de salaire
- assure le suivi des formations des collaborateurs
- est le relai de communication sur site des Instances Représentatives du Personnel, sous la responsabilité du Directeur de Site
- centralise les demandes de congés et consolide le planning pour validation du Directeur de Site
- assure le suivi et la tenue des dossiers des collaborateurs ainsi que l’administratif RH au quotidien

Participe à la gestion administrative de la performance, de la qualité et de la comptabilité du site:
- renseigne le Rapport Mensuel d’Activité et le Rapport Hebdomadaire de la Direction et compile les données des services
- assure une veille des mains courantes sur le logiciel ISIS
- peut être amené à contribuer aux activités comptables de fin de mois du site
- tient à jour les tableaux de suivi liés à l’activité du site et traite les dossiers de réclamation client
- centralise et transmet au client les états relatifs aux Ateliers et Service Général
- assure les enregistrements qualité de son secteur et compile les données qualité propres à chaque service.

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
- Rapporte au Directeur de site.
- CONTEXTE ET PARTICULARITE D’EMPLOI
- Travail en établissement pénitentiaire et en détention. Soumis aux règles sécuritaires de l’Administration Pénitentiaire et de Sodexo Justice Services.**NOTRE PROPOSITION**:

- Assistant(e) (H/F) expérimenté(e), passionné(e) par votre métier
- Vous souhaitez intégrer un poste au sein d'un groupe porteur pour votre évolution de carrière et privilégier votre qualité de vie ?- Des horaires adaptés à un équilibre vie privée et vie professionnelle.
- Travail en semaine.

**VOTRE APPORT**:

- De formation administrative de direction vous disposez d’une expérience significative en gestion et en assistanat de Direction.
- Compétences et connaissances indispensables:
- esprit d’équipe,
- autonomie,
- rigueur,
- excellente expression écrite,
- aisance orale,
- Autonome, vous savez faire vivre les politiques de l’entreprise sur le terrain.
- Vous êtes réactif.ve, organisé.e, et avez démontré votre capacité à résister, notamment face à un client exigeant.
- Vous maitrisez les logiciels Word, Excel, Powerpoint,...