Assistante Administrative

Cobat Constructions est une entreprise du secteur de la construction appartenant au groupe Povataj, en pleine croissance.

Notre savoir-faire est reconnu et nous permet d’accompagner nos clients (promoteurs immobiliers) dans tous leurs projets (logements neufs, réhabilitations, bureaux... ) majoritairement en Ile-de-France).

Pour accompagner notre croissance, nous avons besoin d'accueillir dans nos équipes de nouveaux collaborateurs.

Cette offre d'emploi concerne le poste d'assistant (e) travaux (Homme ou Femme).

Pour accompagner notre croissance, nous recherchons **notre futur (e ) Assistant(e) Travaux**.

Pour ce faire, voici les missions qui vous seront confiées:
**Démarrage chantier**:

- Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux (DICT)
- sur plateforme en ligne
- Ouvertures de contrats concessionnaires (EDF, ENEDIS, Veolia, Suez, Orange, etc.) par téléphone et sur les espaces clients en ligne.
- Suivre les rendez-vous des intervenants, raccordement de compteurs, mise en service (mails, appels, relances, suivi tableau Excel par directeurs et pas chantiers).
- Concessionnaires : prendre contrat en cours, si compteur existant ou monter un dossier branchement de chantier (infos chantier, échanges mails avec conducteurs et directeurs).
- Création des PPSPS (plan particulier de sécurité et de protection de la santé est un document qui contribue à prévenir les risques sur les opérations de bâtiment), utilisation de Word, recherches internet, référer au PGC (Plan général de coordination).
- Trouver des fournisseurs de matières premières, ou autres pour divers projets des directeurs, etc.
- Faire les demandes de vérifications électriques, rassembler les éléments nécessaires aux demandes, (mails avec les conducteurs et les entreprises spécifiques).
- Création, classement des documents nécessaires des trois classeurs de sécurité (en collaboration avec le service QSE).

**Chantier en cours**:

- Suivi des contrats concessionnaires via tableau excel, réception des alertes par mail (prolongation, création de contrats supplémentaires, résiliation) via appels, espace client en ligne
- Demande d’arrêtés suivant enlèvement des bungalows, grue etc(mails, appels)
- Validation de devis (demande des conducteurs suite aval des directeurs) par mail, impression, scan, renvoi de mails, classement des fichiers dans les dossiers des chantiers (serveur commun, dossier bureau et classement papier).
- Urgences diverses (fuite compteur, plus d’électricités sur chantier, coupure box internet)
- Demandes et comparaisons de devis pour des fournitures sur le chantier (imprimantes etc,) (offres commerciales pour les différents chantiers) par mails, appels
- Suivi des intempéries (mails journaliers ou mensuels des différentes stations météos des différents chantiers), extraire les données par station météo et par mois (division de fichiers PDF), mise à disposition dans le serveur commun. (Envoi des fichiers PDF par mail aux conducteurs pour leurs divers chantiers).
- Impression de plan formats A0, A3, A4
- Demandes diverses de matériel en location (comparaisons fournisseurs)
- Suivi des bons de livraisons de terre de certains conducteurs (scan, envoi par mail, archivage).
- Gestion des réceptions de fournitures (imprimantes, abonnement internet, etc
- Impressions de factures
- Impressions et plastification de documents

**Divers missions administratif bureau**:

- Seconder l’accueil physique et téléphonique, orienter le flux des appels entrants entre les différents collaborateurs en interne, prévenir l’arrivé présentiel, des différents rendez-vous (gestion d’un standard, accueillir du public).
- Commandes fournitures pour le bureau

**Fin de chantier**:

- ODE (Dossier Ouvrages Exécuté) : sommaire + impression des dossiers en différents exemplaires suivant les demandes + envoi de certains fichiers aux conducteurs (Word, envoi par mails).
- Contacter les différents concessionnaires (EDF, ENEDIS, etc) : résiliation et dépose de compteur (appels, mails)
- Voir partie gestion des réserves

**Gestion des réserves**:

- Gérer les demandes des conducteurs pour les techniciens lorsqu’ils sont en fin de chantier (mails, gestion de plusieurs agendas électroniques).
- Faire le point auprès du Maîtres d’œuvres d’exécution sur l’avancée des levés de réserves et avec les conducteurs (mails ou appels), validation de la programmation de l’intervention ou non, les modalités de l’intervention (références des ravalements selon les logements, etc).
- Saisie des réserves dans le tableau de suivi (excel)
- Prendre les rendez-vous avec les acquéreurs (demande de photos de la zone à intervenir), revoir avec eux l’intervention à prévoir (type de mur, plafond commun avec plusieurs pièces etc), prévoir la durée de l’intervention, les fournitures nécessaires, les aléas météorologiques (interventions sur les parties en extérieurs).
- G