Assistant Administratif

L’ensemble des missions de l’Assistant.e de direction ou de service s’exerce dans le respect de la dignité des personnes, de la législation et des procédures internes et doivent s’inscrire dans le projet global de la Fondation. Les missions doivent s’inscrire dans une qualité de service optimale vis à vis des clients et des interlocuteurs de la Fondation.

**1. MISSIONS PRINCIPALES**

**Assister le directeur ou le responsable de service dans l’organisation et la mise en œuvre des activités à l’échelle de la direction ou du service**:

- **Assurer les actes administratifs relatifs aux activités de sa direction ou de son service de rattachement en optimisant la qualité de service,**
- **Assurer la gestion technique de l’ensemble des activités spécifiques à sa direction ou son service d’affectation.**
- **Assister la direction ou le service dans le traitement partiel ou complet de certains dossiers.**
- **Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs de la direction ou du service**

**2. POSITION DANS LA STRUCTURE**

Sous l'autorité du Directeur de service ou de la Direction Générale, il(elle) est amené(e) à travailler en collaboration avec les salariés de la direction, les Assistant.es d’autres services et les salariés de la Fondation impliqués dans les dossiers traités.

**3. ACTIVITES PRINCIPALES**

**Assister le directeur ou le responsable de service dans l’organisation et la mise en œuvre des activités à l’échelle de la direction ou du service**:

- **Assurer les actes administratifs relatifs aux activités de sa direction ou de son service de rattachement en optimisant la qualité de service,**

Rédiger des comptes rendus, faire circuler l'information ascendante et descendante en lien avec l'ensemble des services (notes de service, notes internes, fiches congés ), organiser la logistique des réunions et des événements,

Produire des courriers, notes, rapports divers. Suivre les mises à la signature, assurer l’expédition aux destinataires selon les directives définies,

Classer et archiver les dossiers et les documents de la direction ou du service.

Gérer l’agenda du responsable hiérarchique,

Organiser et participer, à la demande du responsable, à des réunions internes ou institutionnelles. Préparer et traiter, par délégation du responsable, certains dossiers et en garantir le suivi, assurer un reporting.

Compiler, mettre à jour et transmettre les indicateurs nécessaires au suivi de l'activité.
- **Assurer la gestion technique de l’ensemble des activités spécifiques à sa direction ou son service d’affectation.**

Garantir l’ensemble des activités relatives à la gestion technique des spécificités induites par le domaine d’activité concerné : acculturation métier, traitement de dossiers spécifiques, respect des obligations règlementaires et conventionnelles afférentes, production de dossiers en conformité avec les exigences requises, production d’indicateurs exhaustifs, fiables et à jour.
- **Assister la direction ou le service dans le traitement partiel ou complet de certains dossiers.**

Participer à la constitution au suivi, à la mise à jour technique et administrative de dossiers, contribuer à la mise en place de tableaux de bord,

Préparer et traiter directement, par délégation du directeur ou du responsable de service, certains dossiers et en garantir le suivi, assurer un rendu compte,

Participer à l’organisation d’événements spécifiques ou journées particulières,

Participer à des groupes de travail transversaux,
- **Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs de la direction ou du service**

Assurer l'accueil physique et téléphonique pour l'ensemble des interlocuteurs internes et externes pour le secteur ou le service,

Traiter efficacement les appels téléphoniques (prise de messages, diffusion, prise de rendez-vous, etc ),

Assurer les permanences téléphoniques relatives aux demandes de logement, (à des questions relatives à la gestion locative en appui des RRS).
- **Autres activités**:
Remplacer les assistant.es d’autres services en cas d’absences ou apporter une aide en cas de surcroît temporaire d’activités,

Contribuer, à son niveau, à la bonne coordination des directions et des services et au suivi de dossiers communs,

Participer à des réunions de coordination interne visant à la bonne régulation de l’activité des directions ou des services, à la circulation de l’information, à la capitalisation et au partage des savoirs faire, à l’évolution des méthodes et outils de travail.

**4. CRITERES DE PERFORMANCE**

Se référer aux outils internes d’appréciation de la mise en œuvre des compétences et de la performance.

**POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE**

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 1 771,00€ à 1 859,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transp