Assistant Administratif

ORNISEC est un **cabinet de conseil indépendant spécialisé en cybersécurité**, dont la mission est d’aider les entreprises à sécuriser leur système d'information avec une **approche simple, pragmatique**et **orientée terrain**.

**Excellence**, **Pragmatisme**, et **Terrain** sont nos maitres mots pour répondre à notre métier qu’est le conseil & l’audit SSI:

- **Excellence** : livrer un haut niveau d’expertise, certifié et reconnu
- **Pragmatisme** : proposer des recommandations actionnables et adaptées
- **Terrain** : comprendre les enjeux concrets pour chaque client, et adapter nos livrables à la réalité du quotidien

Nous sommes présents sur tout le territoire français (métropole et DOM/TOM), ainsi qu’à l’international (Allemagne, Canada, Chine, Maroc, Qatar, Nigéria).

Nous comptons à ce jour plus de 300 clients PME/ ETI dans divers secteurs d’activités : Aériens, maritime, santé, banque, assurance, énergie, secteur public, etc.

Qualifié **PASSI** par l’ANSSI, **et 1ère société en France à être qualifiée PACS** sur toutes les portées en cycle commercial, nous mettant l’accent sur l’excellence pour apporter un accompagnement de très haut niveau d’expertise à nos clients.

Afin de renforcer notre équipe, nous sommes à la recherche d’un(e) assistante administrative.

Descriptif du poste

Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un-e **assistant-e administratif-ve** rigoureux-se et polyvalent-e, qui jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien d’ORNISEC.

Tu seras l’interlocuteur-rice central-e pour toute la gestion administrative transversale : factures et devis, gestion des notes de frais, services généraux, abonnements et logistique interne.

Ta mission ? Assurer la fluidité des opérations internes et la fiabilité des process administratifs, pour permettre à chaque équipe de se concentrer sur son cœur de métier.

Missions principales

**Gestion administrative & facturation**
- Émission, envoi et suivi des devis et factures clients
- Dépôt des factures sur les plateformes publiques (CHORUS, etc.)
- Suivi des paiements et des relances simples
- Tenue à jour des fichiers de suivi administratif et des indicateurs associés
- Remplir les documents administratifs demandés par les clients (formulaires, attestations, RIB ).
- Préparer et compléter les dossiers administratifs destinés aux partenaires et tiers (ex : BPI, collectivités).
- Gérer le courrier et les appels téléphoniques.
- Réserver les déplacements professionnels des collaborateurs et assurer le suivi logistique (factures, notes de frais, calendrier véhicule de service).
- Gérer les achats de fournitures et consommables.
- Suivre et renouveler les contrats liés aux services généraux (électricité, internet, téléphonie, Amazon Business).
- Assurer la conformité des contrôles obligatoires (extincteurs, électricité).

**Office Management & services généraux**
- Gestion des abonnements (Internet, téléphonie, électricité, etc.) et services transverses (Amazon Business, fournitures, prestataires divers)
- Suivi des contrats de prestations (renouvellement, résiliation, mise à jour)
- Organisation logistique : gestion du courrier, achats courants, gestion des clés & badges, gestion des équipements communs
- Suivi des obligations réglementaires (contrôle extincteurs, électricité )

**Gestion des notes de frais**
- Réception et vérification des justificatifs
- Saisie et classement des notes de frais
- Transmission des éléments à la RH pour traitement paie

Profil recherché

Nous recherchons un-e assistant-e administratif-ve structuré-e, autonome et fiable, ayant déjà évolué dans un environnement exigeant.
Tu es à l’aise avec les outils bureautiques, rigoureux-se dans la gestion documentaire et capable de tenir plusieurs sujets de front avec méthode.

**Expérience & formation**
- Bac+2 minimum en gestion administrative ou équivalent
- 2 à 3 ans d’expérience minimum sur un poste similaire, idéalement dans une PME ou cabinet de conseil

**Compétences attendues**
- Maîtrise de la facturation et des outils bureautiques (Excel notamment)
- Bonne gestion des priorités et sens du service
- Rigueur dans le suivi administratif
- Bonne expression écrite et orale

**Soft skills**
- Autonomie, organisation, fiabilité
- Réactivité et agilité dans un environnement en mouvement
- Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs

Ce que nous offrons
- CDI à pourvoir dès que possible
- Locaux modernes à Saint-Grégoire avec parking, café/thé à volonté
- Télétravail partiel (jusqu’à 2 jours/semaine selon contexte)
- Carte Ticket Restaurant Uppone (prise en charge à 50 %)
- Mutuelle et prévoyance
- Possibilité de BSPCE (attribution annuelle sur engagement et performance)

**Rémunération** : entre 25 et 33 k€ selon profil et expérience

Déroulement du processus de recrutement
- **Préqualification RH** - 15 min
- **Entretien RH approfondi** - 30 min
- **Entretien manager** - 45 min
- **Références** - Vérification externe

Alors, prêt-e à rejoindre un