Un(E) Assistant(E) de Direction

Un(e) assistant(e) de direction

En Contrat à Durée déterminée du 10 septembre 2025 au 30 juin 2025

Poste à temps plein ou à temps partiel - Rémunération selon CCN66

Au sein du pôle enfance de l’association HESTIA78 réunissant 2 IME et 1 Sessad, vous assisterez le directeur de pôle et le chef de service de l’IME Le Castel et serez un appui administratif pour l’établissement.

1. Missions principales:
Sous l’autorité du directeur de pôle, l’assistant(e) de direction se verra confier les missions suivantes:
a) Accueil du pôle ;
- Gestion du standard de l’IME Le Castel
- Accueil physique des personnes accompagnées, des familles, des fournisseurs,
- Accueil téléphonique des personnes accompagnées, des familles, des fournisseurs,

B) Missions de secrétariat ;
- Gestion du courrier et des colis,
- Relations avec le service comptable (facturation, gestion de la carte bleu, gestion de caisse ),
- Formalisation des courriers et de divers fichiers (publipostage ),
- Participation à l’organisation d’évènement (JPO etc ),
- Prise de note et réalisation de compte rendu en réunion,
- Saisie et mise à jour des informations des usagers dans le système d’information,
- Suivi des contrats prestataires du pôle (fontaines à eau, copieurs, informatique, téléphonie etc ),
- Suivi et gestion des contrats d’assurance du pôle,
- Suivi administratif de l’entretien des véhicules et dates des contrôles techniques,
- Gestion et commande de fournitures de la vie courante (matériel de bureau, de produit de 1er soin, produits d’entretien ),
- Veille à l’affichage obligatoire,

2) Missions en lien avec la Paie et les Ressources Humaines
- Relations avec le service paie (EVP, AT, solde de tout compte, contrat de travail, note de frais ),
- Gestion des embauches : récupération des éléments administratifs, DPAE, enregistrement auprès de la médecine du travail, rédaction des contrats de travail des salariés,
- Tenue du calendrier et prises de rendez-vous auprès de la médecine du travail pour les visites, d’embauches, visites périodiques et de reprises,
- Mise en forme du plan de développement des compétences et enregistrement des demandes dans l’OPCO santé,
- Tenue des calendriers des entretiens professionnels et information des échéances au directeur,
- Déclaration des accidents de travail et de trajet sur net-entreprise,
- Tenue et archivage durant 5 ans des registres des accidents bénins,
- Tenue des dossiers du personnel,
- Participation à la démarche qualité et au plan d’amélioration continue.

2 Compétences attendues:
a) Maitrise des outils bureautiques:

- Pack Office, messagerie, agendas
- Avoir les aptitudes informatiques pour l’utilisation des Systèmes d’information (DUI IMAGO, DU qualité AGEVAL, Octime)

b) Attitude professionnelle ; Amabilité, cordialité, empathie et faculté d’adaptation,

c) Capacités rédactionnelles

d) Capacité d’organisation et de gestion du temps

e) Discrétion et respect de la confidentialité

f) Capacité à prendre des initiatives

3 Qualifications requises:

- Diplôme BTS assistant de direction / BTS assistant de gestion/ BTS assistant de manager/ BTS Secrétaire Médico-Sociale
- Expérience appréciée dans le secteur Médico-social
- Permis B indispensable
- Schéma Vaccinal complet

4. Rémunération
- CCN 66
- Base horaire 35 heures/semaine
- 9 congés trimestriels annuel

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 10 mois

Rémunération : 1 732,50€ à 3 668,65€ par mois

Avantages:

- RTT

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Français (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 10/09/2025