Assistant(E) de Gestion Administrative Informatique

Nous recherchons, pour notre siège basé à Bordeaux, un(e) **Assistant(e) de Gestion Administrative Informatique** dans le cadre d'un CDD de 6 mois. L’**Assistant(e) de Gestion Administrative Informatique** a pour mission de soutenir l’équipe informatique dans ses tâches administratives, de gestion quotidienne, dans l’analyse des données du SI et dans la construction de tableaux de bords. Il/Elle est chargé(e) de la gestion des aspects administratifs et de gestion du département, en lien: - Avec les adhérents dans le cadre du nouveau contrat de service magasins (gestion des commandes, des factures et des demandes administratives des magasins) - Avec les fournisseurs, (commandes, gestion des contrats, facturation) - Avec la DSI et les services internes (gestion budgétaires et compte de résultat, Communication et mise en place de KPI) **Missions principales**: - **Gestion administrative du service informatique**: - Assurer la gestion et l’organisation des tâches administratives du service informatique (suivi des contrats, facturation, commandes). - Tenir à jour la documentation et les archives administratives liées aux projets informatiques. - Préparer et suivre les réunions (convocations, comptes rendus, etc.). - **Gestion des contrats de services informatiques aux adhérents**: - Assurer l’établissement des devis et du suivi de facturation aux adhérents - Assurer le suivi des contrats de services - **Suivi des achats et des contrats IT**: - Gérer les relations administratives avec les fournisseurs (demande de devis, traitement des bons de commande, suivi des factures). - Assurer la gestion des contrats de maintenance, des licences logicielles et des abonnements informatiques. - Suivre les échéances des contrats de prestation et des licences, et alerter la Direction Informatique en cas de besoin de renouvellement ou de renégociation. - **Gestion des budgets IT**: - Participer à l'élaboration et au suivi du budget informatique en collaboration avec la Direction Informatique. - Suivre les dépenses du département (logiciels, matériel, prestataires) et s’assurer que les coûts sont conformes aux prévisions. - Réaliser le suivi administratif des dépenses, préparer les rapports de coûts, et garantir la conformité des paiements avec les budgets validés. - **Support aux équipes IT**: - Aider au support niveau 1 des magasins et de la centrale - Aider à la coordination des interventions des prestataires et techniciens externes. - Assurer la gestion des tickets d'incidents et des demandes de support administratif pour l'équipe IT. - Organiser les déplacements, les formations, et les sessions de sensibilisation des utilisateurs internes en lien avec les outils informatiques. - **Gestion des stocks et du matériel informatique**: - Suivre et mettre à jour l’inventaire du parc informatique (ordinateurs, serveurs, logiciels, etc.). - Assurer la commande et la distribution du matériel informatique en fonction des besoins des équipes. - Veiller à la bonne gestion et à la mise à jour des licences logicielles et des équipements de l’entreprise. - **Gestion des tableaux de bord de suivi des activités informatiques**: - Créer les tableaux de bord du service (ex : Utilisation des ressources informatiques, Suivi budgétaire, Suivi des incidents, Satisfaction clients,) - Analyser les KPI pour en déduire les axes d’amélioration ou les alertes et communiquer auprès des services concernés et de la direction - **Communication interne**: - Participer à la diffusion des communications internes liées aux mises à jour technologiques, aux changements d’infrastructures ou aux maintenances programmées. - Assurer la liaison entre le département informatique et les autres services pour répondre à leurs besoins en termes d’outils et de support IT. **Compétences idéales**: - Capacité à gérer des dossiers complexes et à assurer le suivi administratif de plusieurs sujets en parallèle. - Esprit d'initiative, autonomie et capacité à anticiper les besoins du service. - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint). - Connaissances autour de l’analyse de données et de la création de tableaux de bord - Sens de l'organisation et de la gestion des priorités. - Familiarité avec les processus de gestion des contrats. - Confidentialité et discrétion dans le traitement des informations sensibles. **Profil recherché**: - Bac +2 minimum et plus de 2 ans d’expérience **Avantages** : Mutuelle offerte / Prévoyance / Subvention repas / Prime annuelle / Cours hebdomadaire de Yoga pris en charge par l’employeur / Réductions tarifaires / Participation aux transports - Les données vous concernant seront sauvegardées uniquement le temps du process de recrutement. Conformément à la loi "informatique et libertés", vous disposez d'un droit de modification ou de suppression vous concernant. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez nous contacter._ Type d'emploi : CDD Durée du contrat : 6 mois Rémunération : 30 000,00€ à 38 000,00€ par a