Assistant ou Assistante de Service Cdd 3 Mois

il y a 6 jours


Nantes, France Département de Loire-Atlantique Temps plein

La direction enfance familles pilote l'ensemble des politiques publiques liées aux compétences départementales dans le champ de la prévention, de la protection des mineures et mineurs, et de la protection maternelle et infantile.

Les équipes qui la composent, au sein de 6 services et de l’observatoire départemental de la protection de l’enfance, exercent leurs missions en transversalité au sein de la collectivité, et en collaboration forte avec l’ensemble des acteurs des champs éducatif, social, médico-social, sanitaire et de la justice.

Qualifiées et dynamiques, les équipes sont formées régulièrement aux enjeux majeurs des politiques publiques et contribuent à la réflexion sur les évolutions à mettre en œuvre pour améliorer en continu les interventions en direction des enfants et des familles.

**Missions et activités**

Vous assurez le secrétariat du service, l'orientation du courrier vers les délégations et la gestion des certificats de santé.

Secrétariat:

- Accueil téléphonique et physique
- trier et distribuer le courrier du service
- prises RDV, points et réunions en présentiel/Teams, gestion agendas
- Contribuer à l’organisation des instances, réunions : invitations, réservation salle, convivialité, préparation dossiers
- Mise en forme de documents, préparation dossiers, élaboration et envoi courriers/notes, insertion/mise à jour documents sur espace co.
- suivi planning congés et validation sur Etemptation
- référent archives : organiser annuellement l’archivage des dossiers du service, suivi tableau de gestion
- commandes de fournitures de bureau, papier, enveloppes, consommables
- Remise chèques déjeuner service
- Contribuer à garantir la continuité de l’accueil téléphonique
- Prendre le relais sur la réception et la livraison des produits de santé
- remplacement ponctuel secrétariat direction (téléphone, courrier)
- suivi et actualisation de la frise temporelle des activités et jalons annuels

Traitement courriers délégations:

- Trier et orienter au quotidien les courriers (papier et/ou dématérialisé sur le logiciel courrier ADMIMAIL) des magistrats, de la CAF, de la CPAM et autres organismes, vers la délégation territoriale concernée après recherche sur le logiciel SOLIS.

Gestion certificats santé:

- Tri, comptabilisation et préparation des certificats santé en vue statistiques annuelles.

**Compétences attendues**
- Organisation et proactivité
- Capacité d’adaptation et de travail en équipe et en transversalité
- Qualités relationnelles
- Aisance sur les outils informatiques : maîtrise Word/Excel/Powerpoint/Teams - connaissance SOLIS, GDELIB, Astre appréciée
- Connaissance du cadre juridique de l’aide sociale à l’enfance appréciée

**Profil et expérience**
Expérience en secrétariat
**Avantages sociaux**
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