Assistant / Assistante de Direction

**Description de l'entreprise** Qui sommes-nous ?**

Nous sommes un groupe d'**ingénierie**, acteur majeur dans les domaines du **bâtiment**, de l’**eau**, de l’**énergie**, de l’**industrie**et de la **mobilité**.

**Détenu à 100% par nos salariés**, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos **10 000** **collaborateurs et collaboratrices**, dans plus de **40 pays**, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.
- Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._
**Description du poste**
La branche Grands Equipements Fonctionnels fait partie de la Business Unit Bâtiments, Régions & Equipements et est constituée de 80 collaborateurs.

Sur le plan opérationnel, les équipes GEF assurent le management de projet et interviennent dans différents domaines pour de grands équipements fonctionnels publics mais également privés:

- Santé,
- Enseignement/Recherche,
- Bâtiments voyageurs
- Bâtiments institutionnels & grands ministères
- Justice
- Sport et Loisirs

**R**attaché(e) au Directeur de l’activité, vous jouez un rôle central au sein de la Branche dans la coordination et le soutien des opérations quotidiennes de l’équipe d’ingénierie spécialisée dans la maîtrise d’œuvre et l’assistance à maîtrise d’ouvrage (ATMO) dans les secteurs de la santé, de l’enseignement, de la justice, du sport/loisirs, de la culture, des grandes administrations et des bâtiments voyageurs notamment.

Vous êtes responsable de l’assistance administrative et de gestion, en garantissant l’efficacité organisationnelle et la fluidité des processus ARTELIA.

Missions principales
- _ Soutien à la Direction_
- Assister les Directeurs dans la gestion de leur agenda.
- Préparer les documents pour les réunions stratégiques.
- Gérer la correspondance interne et externe.
- _ Gestion Administrative et Opérationnelle :_
- Préparer l’arrivée des nouveaux embauchés (informatique, badge, etc )
- Organiser et suivre les déplacements professionnels.
- Veiller à la conformité des documents administratifs et contractuels liés aux projets en cours.
- Gérer les commandes de fournitures et EPI chantiers
- _ Gestion Financière et Budgétaire :_
- Assister le Directeur de Branche, les Directeurs de départements, les Responsables d’activités et les Chefs de projets dans le suivi financier des missions
- Préparer les notes d’actu avec le Directeur de Branche et le service Contrôle de Gestion
- Préparer les données pour la revue mensuelle.
- Préparer les factures selon l'échéancier
- Établir, vérifier, suivre la facturation
- S’assurer, en lien avec le service juridique, de la conformité de toutes les offres et avenants émis par la Branche
- Suivre les engagements de sous-traitance sur projet
- Assister les Chefs de projets dans la relance des impayés
- Renseigner mensuellement le suivi des impayés
- Éditer mensuellement la comptabilité analytique par projet.
- Organiser et maitriser le dépôt de tous les contrats et avenants dans la base de données des contrats
- Entre le 20 et le 25 du mois, vérifier avec les interlocuteurs correspondants, la conformité du réel avec le provisionnel.
- Vérifier le 30 du mois, avec avec les interlocuteurs correspondants, les écarts du CA par rapport au budget prévisionnel avec le Directeur de centre de profit.
- _ Coordination des Équipes :_
- Faciliter la communication entre les différents départements et pôles de l’activité (direction, équipes projets, partenaires externes).
- Participer à l’organisation logistique des événements internes et externes (formations, séminaires, salons ).

**Qualifications** Vos atouts**

De formation BTS Assistant(e) de Gestion, Assistant(e) Manager ou équivalent, vous avez acquis une expérience de 5 à 10 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement d’ingénierie ou technique.

La connaissance des marchés publics est nécessaire pour ce poste.

Ce poste exige de la rigueur, de l’assurance et de la curiosité pour bien comprendre les missions.

**Aptitudes comportementales** : Bonne communication, capacité à travailler en équipe, transparence.

**Compétences informatiques** : très bonne maitrise de l’outil Excel _ la maitrise de SAP serait un plus

**Informations complémentaires** : habilitation Secret nécessaire pour certaines opérations

Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d’équipe, une capacité à prendre du recul dans vos missions, une grande curiosité, un sens du partage et d’entraide avec vos collègues seront vos atouts pour réussir.

Travailler sur les projets d'Artelia vous permet d’enrichir et développer continuellement vos compé