Assistant Administratif Hygiène Sécurité Maintenance

La société SYRINXPAN recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) hygiène sécurité maintenance pour intégrer son équipe.

Mission générale:
Vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des activités liées à l'hygiène, la sécurité et la maintenance des sites clients. Vous participez activement à la planification et au suivi des interventions, à la gestion des rendez-vous clients, à la coordination des équipes et au suivi des rapports de maintenance. Vous assurez également le lien entre les différents services internes, les prestataires et les clients.

Responsabilités et tâches principales:
Gestion Administrative:

- Assurer la gestion et la mise à jour des documents administratifs liés aux activités d’hygiène, sécurité et maintenance (rapports d'intervention, contrats, devis, factures, etc.).
- Organiser, classer et archiver les dossiers et documents relatifs aux clients et aux interventions.
- Rédiger et envoyer des communications administratives aux clients et prestataires.

Prise de rendez-vous et gestion des plannings:

- Planifier et organiser les rendez-vous avec les clients pour les interventions de maintenance et de contrôles d’hygiène et de sécurité.
- Coordination des plannings entre les clients et les prestataires externes.
- Assurer le suivi des rendez-vous, relancer les clients si nécessaire et s'assurer du respect des délais.
- Gérer les priorités et s’adapter aux urgences de maintenance ou de sécurité.

Suivi des prestations et maintenance:

- Assurer le suivi des interventions de maintenance, en lien avec le responsable et les clients.
- Contrôler l’exécution des contrats de maintenance et vérifier que les prestations sont réalisées conformément aux engagements.
- Organiser les interventions ponctuelles ou planifiées (préventives et curatives) en fonction des besoins clients.
- Suivi de l’état d’avancement des projets et tâches et veiller à la qualité du service rendu.

Communication et relation clients:

- Servir d’intermédiaire entre le responsable hygiène, sécurité et maintenance et les clients, en veillant à leur satisfaction.
- Traiter les demandes des clients (modifications d'interventions, urgences, etc.) et assurer une communication fluide.
- Réaliser des visites de courtoisie chez les clients, si nécessaire, pour recueillir des retours sur les prestations et garantir leur satisfaction.

Suivi des équipements et consommables:

- Assurer le suivi des stocks de matériels et consommables nécessaires aux interventions de maintenance et hygiène.
- Commander et réceptionner les fournitures nécessaires à la maintenance et à la sécurité des sites clients.

Compétences requises:

- Compétences administratives et organisationnelles : gestion des plannings, suivi administratif, rédaction de documents, gestion de la relation client.
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, et logiciels de gestion de maintenance.
- Capacité à prioriser et à gérer des urgences tout en maintenant une organisation rigoureuse.
- Excellente communication à l’écrit comme à l’oral.
- Sens du service client et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
- Autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression.
- Connaissances en hygiène, sécurité et maintenance : notions de base appréciées mais non indispensables (formation possible).

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 1 925,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel