Coordinateur Des Secrétariats Médicaux

**Description entreprise**:
**REJOIGNEZ-NOUS ** Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier de l'Indre (GHT) recrute.

**Description du poste**:
Statut : Titulaire, CDI, CDD

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d’administration hospitalière Catégorie : A ou B

Organisation du travail:

- Poste à temps plein
- Horaires : 7h30/jour - 35h. 25 CA et 13 RTT
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service.

Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non q

Suppléance (le cas échéant):
**Position dans la structure - Relations hiérarchiques**

Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales.

Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales).

**Position dans la structure - Relations fonctionnelles**
- Médecins pour l’évaluation des besoins et le recueil des attentes
- Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles
- Bureau des admissions, Direction des systèmes d’information, Département d’information médicale pour le traitement des données médico-administratives
- Archivistes

**Missions du service**
- Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d’intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice)._
- Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone
- Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage
- Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques
- Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales
- Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes
- Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI
- Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles
- Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients

**Missions spécifiques du poste**
- Missions principales
- Organiser, planifier et superviser l’activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés
- Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients
- Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats
- Assurer l’interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers
- Contribuer à l’optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient
- Missions spécifiques en lien avec la qualité
- Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients
- Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats
- Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives
- Participer aux audits internes, à l’évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles
- Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives
- Autres missions spécifiques
- Contribuer à la formation et à l’intégration des nouveaux secrétaires médicaux
- Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d’information et de dématérialisation
- Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l’activité des secrétariats
- Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices.
- Fonction d’encadrement
- Encadrer, animer et accompagner l’équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes
- Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l’activité
- Assurer l’évaluation annuelle, le suivi des compétences et la montée en qualification des agents
- Favoriser la cohésion d’équipe, la communication et la gestion constructive des situations conflictuelles
- Participer au pilotage de l’activité et à la déclinaison des objectifs du service au niveau des secrétariats

**Activités**

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Management :_**

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- Assure le management de son secteur en cohérence avec les orientations stratégiques définies : management participatif, politique de communication, démarche qualité. Est ainsi le (la) garant(e) de l’organisation du travail, de la qualité des prestations fournies, de la participation et de l’information des agents
- Détermine avec son équipe, en cohérence avec le projet d’établissement et les orientations stratégiques, les axes de développement de son secteur
- Évalue annuellement chaque agent de son secteur, détermine les objectifs opérationnels et promeut l’auto-évaluation
- Garantit l’ad