Responsable Du Bureau Des Examens

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Le Bureau des Examens appartient au service scolarité de l'UFR de la Faculté des arts, lettres, langues et sciences humaines (ALLSH) d'Aix-Marseille Université et est constitué d'une équipe de 13 personnes (un.e responsable de service de catégorie A, un.e assistant.e de catégorie C et 11 gestionnaires de catégorie C. L'activité de ce service porte sur la planification, la coordination et la gestion des examens des étudiants. Vos missions: 1/ Encadrement et de pilotage du service: - Piloter, animer l'ensemble des gestionnaires du bureau des examens (12 personnes) - Organiser, planifier et superviser les missions des gestionnaires en fonction des priorités - Gérer l'équipe, assurer le suivi des absences, gérer les congés tout en veillant à la continuité du service - Réaliser les entretiens individuels et rappeler le cadre réglementaire - Rédiger des procédures et les faire appliquer - Participer à l'élaboration du plan de formation du service - Organiser des réunions de service régulières en présentiel ou en distanciel - 2/ Organisation des examens- Planifier et superviser la modélisation des structures basses dans le logiciel APOGEE - Veiller à ce que le Bureau des Examens participe à la vérification des inscriptions pédagogiques si nécessaire - Gérer les inscriptions pédagogiques et des relevés de notes des étudiants 3/ Missions inhérentes à organisation des examens - Structurer, organiser l'ensemble des épreuves d'examen de l'UFR ALLSH de contrôle terminal et contrôle continu - Veiller, garantir et sécuriser le bon déroulement des sessions d'examen dans chacune de leurs étapes - Superviser la logistique des examens, superviser la gestion et la planification des examens des étudiants en situation de handicap (Contrôle continu et Contrôle terminal), ainsi que de l'ensemble des publics spécifiques - Organiser les jurys d'examens (informer les enseignants-chercheurs, les convoquer, rappeler le cadre réglementaire) - Garantir le calcul des résultats des examens et veiller à leur publication dans le respect du cadre réglementaire, veiller à ce que le suivi des recours des étudiants soit assuré et prévenir les contentieux - Participer à l'instruction de dossiers complexes en en vérifiant la conformité réglementaire L'ensemble de ces missions obéit aux mêmes critères d'exigence que les épreuves ou les jurys se déroulent en présentiel ou en distanciel 4/ Participation au pilotage du service de la scolarité et de l'UFR: - Apporter une expertise à la direction de la scolarité dans la mise en œuvre des procédures relatives aux examens et participation à la mise en œuvre d'une démarche qualité - Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et les mettre en œuvre, produire des bilans et des statistiques - Travailler en étroite collaboration avec les autres services de l'UFR notamment les bureaux d l appui à la pédagogie **Profil**: Savoirs: - Connaissance du système universitaire - Connaissance des règles inhérentes au fonctionnement du service public - Connaissance des procédures et de la réglementation inhérentes au domaine des examens - Connaissance des techniques de management et de gestion des conflits - Connaissance et maîtrise d'EXCEL Savoirs-faire: - Organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints dans un cadre de gestion complexe - Piloter une équipe et la mobiliser sur les objectifs à atteindre - Déléguer et évaluer et déterminer des objectifs - Rendre compte, détailler les différentes étapes d'une mission, signaler les difficultés et formuler les propositions adéquates - Analyser et faire appliquer le cadre réglementaire et les procédures - Rédiger des documents synthétiques et explicites - Restituer des données statistiques via des tableaux de bord - Maîtriser les techniques de communication écrites et orales - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Respecter le devoir de réserve et de discrétion professionnelle et veiller à son respect au sein du service. - Savoir-êtres: - Faire preuve d'autonomie tout en sachant Informer sa hiérarchie -