Assistant(E) Gestion Administrative

**Description du poste**

Et si on travaillait ensemble

Avec plus de 33 000 logements sur Lille et sa métropole, LMH est un acteur majeur du logement social mais aussi un bâtisseur de lieux de vie et un partenaire des collectivités.

Nos missions:

- Proposer à la location et vente, une diversité de logements sociaux répondant aux attentes des locataires
- Assurer une relation client de qualité
- Construire et rénover le logement social de demain
- Accompagner les mutations urbaines de la métropole lilloise

Pourquoi tenter l'aventure LMH
- Être utile au quotidien
- Intégrer une entreprise solidaire, innovante et engagée
- Bénéficier d'une diversité des métiers et d'une qualité de vie au travail

Rattaché(e) au Directeur d'Agence, l'assistant(e) de gestion administrative (H/F) assiste le directeur d'agence dans l'élaboration, la gestion et le suivi administratif de dossiers, et/ou de documents spécifiques. Fait le lien entre les différents départements et agences. Transmet, remonte et diffuse les informations auprès de sa hiérarchie et des collaborateurs des agences et des départements.

1. Assurer la gestion administrative du directeur d'agence
- Gérer la prise de RDV et les appels téléphoniques, la programmation de réunions dans l'agenda du directeur d'agence avec préparation en amont des éléments et assurer la rédaction des comptes rendus,
- Etablir et mettre en forme des documents spécifiques (présentation PowerPoint, tableaux de bord...) à la demande du directeur d'agence,
- Participer à des réunions spécifiques ICL, comité de direction d'agence, rédiger les comptes rendus (assurer les relances, les réponses apportées et la diffusion),
- Préparer et participer si besoin à des réunions publiques (ex : thèmes copropriétés, revues de projet, réhabilitation...),
- En lien avec le Cadre Propreté, apporter un argumentaire, dans le cadre de la régularisation des charges, à la filière gestion locative,
- Gestion des courriers arrivés en agence (siège, boite aux lettres...) et l'archivage lié à son domaine d'activités,
- En lien avec les filières technique, gestion locative et propreté apporter une aide à la rédaction de courriers spécifiques.

2. Assurer la gestion RH du personnel de l'agence
- Assurer le relai auprès des Ressources Humaines pour la gestion des arrêts maladie, les déclarations d'accident de travail selon la procédure définie,
- Assurer le relai RH auprès de l'ensemble des collaborateurs de l'agence pour tout type de questions
- Rédiger les rappels à l'ordre de 1er niveau en lien avec la hiérarchie,
- Transmettre tous les éléments variables au service paie (jours de remplacement, heures supplémentaires, frais de transport...),
- Veiller à l'approvisionnement des boites à pharmacie en agence et dans les locaux de proximité en lien avec la filière technique,

En collaboration avec le Cadre Propreté et le Gestionnaire Propreté:

- Veiller à la continuité de service sur le terrain en ayant un rôle d'alerte
- Déclencher la prestation de nettoyage selon la procédure définie dans le respect de la régularisation des charges et de la ventilation patrimoniale,
- Saisir et suivre les ven...

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Roubaix.

**Profil recherché**
- Diplômé(e) d'un BAC+2 ou expérience équivalente
- Qualité rédactionnelle
- Prise de notes / rédaction de comptes rendus
- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir suivre les budgets
- Connaissance des divers dispositifs RH (gestion du personnel)
- Connaissance des réglementations en matière de droit social
- Connaissance des procédures RH (intégration, accident du travail, indemnités...)
- Maîtrise des règles de l'entreprise

Savoir être:

- Réactivité
- Esprit de synthèse
- Adaptation
- Travail en équipe et en transversalité
- Organisation
- Rigueur
- Anticipation
- Aisance relationnelle
- Confidentialité
- Neutralité
- Maîtrise de soi

A propos de l'entreprise Lille Métropole Habitat Seniors