Secrétaire Médical Et Administratif

**Identification du poste**:
Secrétaire médical et administratif

**Liaisons hiérarchiques**:

- Chef de Service : Pr T. BAUBET
- Directeur des Ressources Humaines : V. KINDT
- Sous la supervision directe des Dr T. MOUHOUD responsable de la Maison des Adolescents, Pr T. BAUBET chef de service.

**Liaisons fonctionnelles**:

- Cadre Paramédicale du DMU « Urgences et Métabolisme » : C. CHALUMEAU
- Adjointe Cadre Paramédicale du DMU : L. JEAN LOUIS
- Chef Du DMU : Pr E. CHANZY
- Encadrement paramédical de l’unité : S. GASPAR
- L’équipe pluridisciplinaire du service de Psychopathologie de l’Enfant et de l’Adolescent

**Présentation du service**:
Le service de psychopathologie est un service d’accueil, de consultations ambulatoires hors secteur psychiatrique. Il n’y a pas d’unité d’hospitalisation de nuit.

**Les unités du service de psychopathologie**: Psychopathologie périnatale, pédopsychiatrie, Centre Référent des Troubles du langage et des Apprentissages, Centre Régional du Psychotraumatisme, hôpital de jour pour adolescents, Cellule d’Urgence Médico-Psychologique, Psychiatrie de l’adulte et addictologie

**La Maison des adolescents - Centre d’accueil, de soins et d’interventions thérapeutiques auprès d’adolescents (CASITA)**

Equipe pluridisciplinaire constituée de médecins psychiatres, d’un pédiatre, d’un cadre infirmier, d’une infirmière en pratique avancée, d’infirmiers, de psychologues-psychothérapeutes, d’un psychomotricien, d’une éducatrice spécialisée chargée du lien avec l’ASE, d’une assistante sociale, d’une secrétaire, d’une psychologue scolaire détachée de l’éducation nationale, d’une éducatrice spécialisée détachée de la PJJ.

La maison des adolescents est organisée sous la forme d’une plate-forme transdisciplinaire d’accueil ouverte avec ou sans rendez-vous et d'un centre de consultations : consultations psychiatriques, psychothérapiques, infirmières, psychomotricité, groupes psychothérapiques dont psychodrame analytique, groupes à médiations. Elle accueille tous les adolescents de 11 à 21 ans qui présentent une souffrance psychologique. Elle intervient également auprès des adolescents hospitalisés à Avicenne, ou aux urgences.

Intervention dans un réseau sanitaire et social local et départemental (bassin de vie : Bobigny, Pantin, Drancy, Noisy le Sec, La Courneuve, Aubervilliers)

**Détails**:
**ACTIVITES**

**IDENTIFICATION DU POSTE**:
Secrétaire médical et administratif

**MISSIONS DU POSTE**

La Maison des Adolescents (MDA) de l’Hôpital Avicenne accueille chaque année plus de 400 jeunes et leurs familles. Elle constitue une unité de soins, d’accueil et d’orientation pour les adolescents, intégrée au pôle de pédopsychiatrie.

Dans ce cadre, le/la secrétaire médical et administratif assure, sous la responsabilité directe du Dr Mouhoud, le suivi et la coordination des activités administratives et médico-administratives de la MDA.

Il/elle apporte un appui transversal à l’équipe médicale et administrative, veille à la bonne organisation du parcours patient, au suivi de l’activité et à la production des bilans institutionnels. Appui à l'accueil des patients et des familles.

Le/la secrétaire médical et administratif de la Maison des Adolescents d’Avicenne a plusieurs missions se déclinant en plusieurs axes:
**Gestion et suivi des activités administratives**
- Assurer la **planification, la mise à jour et la validation des calendriers médicaux et de l’équipe**.
- Superviser et contrôler le **codage des actes, le suivi d’activité et la facturation**.
- Garantir la **fiabilité et la complétude des données d’activité** dans les outils institutionnels (PMSI, RIM-P, etc.).
- **Recueillir, compiler et structurer les données nécessaires** à l’élaboration des **bilans d’activité annuels** (activité clinique, partenariats, prévention, etc.).
- **Rédiger, compléter et mettre en forme** les bilans d'activité suivants:

- **Bilan ARS** (activité annuelle institutionnelle)
- **Bilan ASE** (Aide Sociale à l’Enfance)
- **Bilan PJJ** (Protection Judiciaire de la Jeunesse)
- **Soumettre les versions provisoires** des bilans au Dr Mouhoud pour **relecture, validation et ajustement**.
- **Consolider et finaliser** les documents après validation médicale, puis assurer leur **transmission officielle** aux instances concernées (Direction, ARS, partenaires).
- Contribuer à la **mise à jour du tableau de bord d’activité** (indicateurs, flux, délais, typologie des accompagnements).

**Appui au responsable d’unité et à l’équipe médicale**
- Apporter un **soutien administratif direct au Dr Mouhoud** pour la gestion et le suivi de l’activité de la MDA.
- Participer à la **préparation des rapports, réunions et documents officiels** (bilans, courriers, notes).
- Assurer le **suivi des dossiers patients et projets transversaux**, en lien avec les institutions partenaires.
- Contribuer à la **structuration et l’optimisation des procédures administratives internes**.
- Participation et **prise de note** en réunion d’équipe et p