Assistant(E) Administratif(Ve)

**Votre Mission**:
Doté(e) d'une formation de type BTS PME/PMI, Administratif ou Ressources Humaines, vous avez une expérience significative d'au moins 2 ans dans des fonctions similaires. Une expérience acquise dans une entreprise d'audiovisuelle est un atout.

Compétences clés:
Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, dynamisme, polyvalence, autonomie et capacité à prioriser les tâches les plus urgentes.

Aptitudes personnelles:
Votre sens de la communication, votre relationnel et votre esprit d'équipe sont des atouts essentiels pour réussir dans ce rôle.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rejoignez Novelty et démarrer une nouvelle étape de votre parcours professionnel, avec nous Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe.

**Votre profil**:
Venez enrichir notre équipe avec votre talent Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour un CDD de 3 mois afin de rejoindre notre agence de Carquefou (44).

Sous l'égide du Directeur d'Agence, vous jouerez un rôle clé dans l'assistanat de production et de direction, le suivi opérationnel et commercial et dans la gestion des ressources humaines et logistiques:
Assistanat de production:

- Etablissez et vérifier les bons de commande afin d'assurer une documentation précise et complète pour toutes les transactions commerciales.
- Gérez les factures fournisseurs en relation avec le service Comptable.

Assistanat de direction:

- Gérez l'accueil physique et téléphonique afin de garantir un service professionnel tout en dirigeant les appels et les interlocuteurs vers les services appropriés.
- Gérez le suivi administratif de l'agence et la gestion du personnel en relation avec le service Ressources Humaines du siège.

Suivi opérationnel et commercial:

- Collaborez étroitement avec les Chargés d'Affaires afin d'échanger sur les dossiers en cours et anticipez les points sensibles.
- Définissez les équipes techniques (fixes et intermittentes) nécessaires et élaborez le planning pour chaque opération validée, assurant ainsi une planification efficace des prestations.
- Suivez les dossiers commerciaux des Chargés d'Affaires et gérez les documents qui y sont liés tels que les fiches d'ouverture de compte, les bons de commande clients, les factures d'acomptes et de soldes.
- Suivez les achats liés aux prestations techniques et gérez les documents internes tels que les bons de commandes et les factures fournisseurs.
- Vérifiez systématiquement sur chaque prestation gérée, la transmission des informations entre le Chargé d'Affaires et le Responsable d'Exploitation qui est sur le site du client.

Gestion des ressources humaines et logistiques:

- Construisez, suivez et actualisez les plannings du personnel et/ou des moyens techniques afin d'assurer une gestion méthodique et efficace des ressources humaines et matérielles.
- Validez les flux mensuels financiers liés aux intermittents du spectacle tels que le salaire, les frais repas et les déplacements.
- Assurez la gestion conforme aux délais légaux des DUE.
- Supervisez et gérez les moyens logistiques à planifier sur chaque prestation.

**A propos de NOVELTY France**:
Rejoignez les backstages de l'événementiel avec Novelty
Forts de plus de 50 ans d'expertise dans les métiers de l'événementiel, nous sommes les artisans de plus de 10 000 prestations annuelles. Au coeur de nos métiers : la vidéo, la sonorisation, l'éclairage, la structure scénique et la distribution électrique sont au service de secteurs aussi variés que la Mode, le Luxe, le Live, l'Expo, le Corporate et la TV.

Novelty, ce sont 450 femmes et hommes, tous unis par une mission commune : être au service de l'événement pour le rendre inoubliable. Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment.

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